Gérer les demandes de projet
Les créateurs de demande et gestionnaires de demandes peuvent créer de nouvelles demandes de projet et visualiser les demandes de projet qui ont été générées à partir d'idées.
Les gestionnaires de demande peuvent documenter la charte du projet ainsi que le business case. Ils peuvent notamment définir la portée du projet en termes de livrables, et les risques associés au projet.
Processus de gestion des demandes
Le processus de demande de projet se décompose en trois parties :
• Créer la demande
• Évaluer la demande
• Approuver ou rejeter la demande
Créer une demande de projet
Afin de pouvoir créer des projets, vous devez importer le module PPM. Voir Conditions préalables à la création de projets.
Vous devez également avoir créé un domaine de projet. Voir Définir les domaines de projet.
Pour créer une demande de projet :
1. Cliquez sur le menu de navigation Projets > Projets.
2. Dans la zone d'édition, cliquez sur l'onglet Projets.
3. Affichez "Tous les projets".
4. Cliquez sur Nouveau.
La fenêtre de création d'un projet apparaît.
5. Sélectionnez le type de projet "Demande" et cliquez sur Suivant.
6. Indiquez :
• le nom du projet
• le domaine de projet détenteur.
• le code projet (optionnel)
• la date de démarrage planifiée
• la date de fin planifiée
7. Cliquez sur OK.
Définir la charte du projet
Pour décrire la charte d'un projet :
1. Cliquez sur le menu de navigation Projets > Projets.
2. Dans la zone d'édition, cliquez sur l'onglet Projets.
3. Affichez "Tous les projets".
4. Cliquez sur le projet en question pour afficher ses propriétés.
5. Dans la fenêtre de propriétés du projet, cliquez sur la page Charte du projet.
La définition de la charte du projet inclut :
• L'identification :
• nom du projet
• domaine détenteur du projet
• code projet (optionnel)
• chef de projet
• état (étape du cycle de vie). Défini automatiquement.
• statut (étape du workflow). Défini automatiquement.
• description (commentaire)
• Les idées initiatrices : idées qui ont inspiré le projet.
Définir le business case du projet
Pour décrire le business case d'un projet :
1. Cliquez sur le menu de navigation Projets > Projets.
2. Dans la zone d'édition, cliquez sur l'onglet Projets.
3. Affichez "Tous les projets".
4. Cliquez sur le projet en question pour afficher ses propriétés.
5. Dans la fenêtre de propriétés du projet, cliquez sur la page Business Case.
Objectif de transformation
Un projet a un objectif vis à vis des capacités de l'entreprise (telles que définies dans une carte des capacités) ; il peut :
• livrer les moyens d'acquérir une nouvelle capacité (innovation)
• étendre la couverture d'une capacité déjà détenue (amélioration)
• restreindre ou abandonner la couverture d'une capacité existante (rationalisation).
Pour ajouter un objectif de transformation au projet :
1. Sous la section Objectif de transformation, cliquez sur Nouveau.
La fenêtre de création d'un objectif de transformation apparaît.
2. Indiquez :
• son nom
• le type de transformation (Innovation, Amélioration, Rationalisation)
• la capacité transformée
3. Cliquez sur OK.
Livrables du projet
Un livrable projet définit le résultat d'un projet et son impact sur ou sa contribution au paysage des solutions d'architecture de l'entreprise.
Il est défini par une brique de solution (exemple : une organisation, une application, un élément d'infrastructure) livrée par le projet dans le paysage architectural cible. Dans le cadre d'un livrable projet, une brique peut être :
• Nouvelle : le projet livre une nouvelle brique dans le paysage architectural cible.
• Mise à jour : le projet modifie une brique existante du paysage actuel, par exemple en étendant son cycle de vie, et en livre la version mise à jour dans le paysage architectural cible.
• Supprimée : le projet supprime une brique du paysage architectural existant, qui ne fera donc pas partie du paysage cible.
Pour ajouter un livrable au projet :
1. Sous la section Livrables de projets, cliquez sur Nouveau.
La fenêtre de création d'un livrable apparaît.
2. Indiquez s'il s'agit de :
• créer une nouvelle brique
• mettre à jour une brique existante
• décommissionner une brique existante
3. Cliquez sur Suivant.
4. Indiquez :
• le nom du livrable
• le type de livrable
• les dates de production du livrable
5. Cliquez sur OK.
Dates de production des livrables
Pour modéliser des scénarios d'évolution des éléments de votre portefeuille, sans causer d'impact sur la vie des éléments en place, on associe une vie d'un objet aux livrables.
La vie d'un objet est l'ensemble des périodes de temps représentant le calendrier actualisé des états du cycle de vie d'un objet.Lorsque le projet est terminé (via la commande de workflow correspondante), le cycle de vie des livrables est automatiquement reporté sur les objets concernés.
Pour définir la vie d'un livrable projet :
1. Sous la section Livrables, sélectionnez le livrable en question.
2. Cliquez sur Propriétés.
La fenêtre des propriétés du livrable apparaît.
3. Cliquez sur la liste déroulante puis sur Vie de l'objet.
4. Cliquez sur Nouveau.
La fenêtre de création d'une vie d'objet apparaît.
5. Spécifiez les caractéristiques suivantes :
• le Cycle de vie qui définit les états possibles de l'objet.
Pour plus de détails sur les cycles de vie proposés, voir Définir les cycles de vie.• une Date de début et une Date de fin qui permettent de situer la vie de l'objet dans le temps.
6. Cliquez sur OK.
Un diagramme de Gantt permet de visualiser les étapes du cycle de vie d'un livrable.
Sur le projet, le rapport Diagramme de Gantt du cycle de vie des livrables projet détaille le cycle de vie des livrables du projet.
Dépendances du projet
Un projet peut dépendre d'autres projets :
• Dans un sens "positif" : un projet peut avoir un autre projet comme prérequis, dont l'un des livrables est nécessaire à la constitution d'un livrable du projet dépendant (ceci est l'équivalent d'un ET logique : les deux projets doivent être conduits de façon conjointe pour parvenir au résultat final).
• Dans un sens "négatif" : deux projets peuvent être concurrents et mutuellement exclusifs (ceci est l'équivalent d'un OU logique : seul l'un des projets doit être mené, pas les deux).
Pour associer une dépendance au projet :
1. Sous la section Dépendances de projets, cliquez sur Nouveau .
2. Indiquez :
• Le nom de la dépendance
• Le projet requis
• Le type de dépendance : "Exclusif" ou "Prérequis".
3. Cliquez sur OK.
Coûts du projet
La spécification des coûts d'un projet se fait à travers des lignes de coût.
A un projet peuvent être associées une ou plusieurs lignes de coût.
Une ligne de coût permet d'identifier la nature et le type d'un coût.Une ligne de coût est caractérisée par :
• un type : fonctionnement ou investissement ;
• une nature : infrastructure (pour une installation), licence (pour une application), service, main d'œuvre ;
• l'état de la ligne de coût .
A une ligne de coût peuvent être associées :
• une dépense périodique ;
• une ou plusieurs dépenses fixes.
Créer une ligne de coût
Pour créer une ligne de coût sur le projet :
1. Dépliez la section Coûts.
2. Sous Ligne de coût, cliquez sur Nouveau.
La fenêtre de Création d'une ligne de coût s'ouvre.
3. Pour créer une seule ligne de coût, cochez l'option Créer une seule ligne de coût.
4. Cliquez sur Suivant.
5. Précisez le Nom de la ligne de coût.
6. Sélectionnez le Type de coût.
7. Sélectionnez la Nature de coût.
8. Sélectionnez l'état de la ligne de coût.
Les états proposés dans la liste déroulante sont les états du cycle de vie associé à la vie de l'objet.9. Cliquez sur Suivant.
10. Définissez la dépense périodique.
Les dépenses fixes, qui peuvent être multiples, se définissent à part. Pour plus de détails sur la création d'une dépense fixe, voir Ajouter une dépense fixe.11. Cliquez sur OK.
La nouvelle ligne de coût apparaît dans la section Ligne de coût.
Ajouter une dépense fixe
Pour associer une dépense fixe à une ligne de coût :
1. Dans la section Ligne de coût, sélectionnez la ligne de coût qui vous intéresse.
2. Dans la section Dépenses de la ligne de coût, cliquez sur Nouveau.
La fenêtre de Création d'une dépense s'ouvre.
3. Précisez :
• le Nom de la dépense,
• la Date de la dépense,
• le Montant de la dépense.
4. Cliquez sur OK.
La nouvelle dépense apparaît dans la section Dépense.
Bénéfices du projet
Vous pouvez spécifier :
• les Bénéfices qualitatifs : à saisir sous forme de commentaire.
• la Valeur financière du projet: en monnaie = VAN du projet (valeur actuelle nette), calculé en dehors de l'outil selon les normes de l'entreprise.
• le Retour sur investissement : attribut calculé, en %
(Valeur financière - Budget) / budget
(Valeur financière - Budget) / budget
• le Retour sur investissement prévisionnel : attribut calculé, en%
(Valeur financière - Coût total prévu) / Coût total prévu
(Valeur financière - Coût total prévu) / Coût total prévu
• le Retour sur investissement effectif : attribut calculé, en %
(Valeur financière - Coût total réel) / Coût total réel
(Valeur financière - Coût total réel) / Coût total réel
Risques du projet
HOPEX IT Portfolio Management vous permet d'identifier les risques liés à un projet. Chaque risque est associé à un seul projet.
Pour créer un risque projet :
1. Dépliez la section Risque.
2. Cliquez sur Nouveau.
la fenêtre de création d'un risque apparaît.
3. Saisissez le nom du risque et le type de risque (coût, délai, qualité).
4. Cliquez sur OK.
Pour l'évaluation des risques, voir Évaluation des risques d'un projet.
Assigner un projet à des personnes
Les personnes qui peuvent être affectées à un projet sont celles qui exercent un des rôles métier suivants :
• Approbateur de demande
• Demandeur
• Chef de projet
• Détenteur de projet
• Approbateur de portefeuille de projets
• Gestionnaire de portefeuille de projets
• Partie prenante de projet
L'auteur de l'idée et le responsable innovation peuvent affecter des personnes à un projet.
Pour affecter une personne ou un groupe de personnes à un projet :
1. Cliquez sur le menu de navigation Projets > Projets.
2. Dans la zone d'édition, cliquez sur l'onglet Projets.
3. Affichez "Tous les projets".
4. Cliquez sur le projet en question pour afficher ses propriétés.
5. Dans la fenêtre de propriétés du projet, cliquez sur la page Assignation.
6. Cliquez sur Nouveau.
7. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez une Personne ou un Groupe de personnes, ainsi que son Rôle métier.
8. Cliquez sur OK.
Répétez cette procédure pour affecter d'autres personnes au projet.
Valider ou rejeter une demande de projet
Après évaluation, le gestionnaire de la demande peut soumettre la demande de projet à l'approbateur de la demande.
Pour plus de détails sur l'évaluation, voir Évaluer un projet.L'approbateur approuve ou rejette la demande.
Valider une demande de projet
Une demande de projet validée devient un projet candidat ; l'état de son cycle de vie est automatiquement modifié et elle est transférée dans les portefeuilles des projets candidats du domaine auquel elle appartient.
Rejeter une demande de projet
Une demande de projet rejetée reste dans la liste des projets, avec le statut "Demande rejetée". Il est possible de l'archiver.