Périmètre couvert par PPM
L'option HOPEX Project Portfolio Management couvre les concepts suivants :
• La gestion des demandes de projet et projets candidats
• La gestion des portefeuilles de projet
Conditions préalables à la création de projets
Importer le module PPM
Afin de pouvoir utiliser les fonctionnalités de HOPEX Project Portfolio Management, vous devez importer au préalable le module PPM dans votre environnement.
Pour importer un module dans HOPEX, voir Importer un module dans HOPEX.
Ce module contient :
• Les types de portefeuille :
• portefeuilles des demandes de projet
• portefeuilles des projets candidats et des projets en cours
• Les états des projets :
• Demande de projet
• Projet candidat
• Projet en cours
• Les deux modèles de pondération des critères :
• PPM value & risk weighting model
• PPM flat weighting model
Définir les domaines de projet
Chaque projet appartient à un domaine de projet.
Avant de pouvoir créer un projet, vous devez créer le domaine qui lui correspond.
Gestion des demandes de projet et des projets candidats
Identifier et documenter les demandes
Le gestionnaire de demande peut créer une demande de projet ou rechercher une demande de projet créée à partir d'une idée.
Pour la création d'idées, voir Soumettre et évaluer des idées.Le gestionnaire de demande peut documenter la charte du projet et son Business case. Il peut notamment :
• Définir le périmètre du projet en termes de livrables ou d'impact sur les capacités de l'entreprise.
• Définir un budget prévisionnel.
• Identifier les risques projet,
• etc.
Évaluer les demandes
Le gestionnaire de demande peut évaluer une demande de projet :
• Selon les critères qualitatifs et quantitatifs définis sur le portefeuille des demandes de projet.
• Au travers de l'évaluation qualitative (niveau de valeur métier, alignement stratégique, coût, niveau de risque global), ce qui permet de calculer un score global pour le projet et de comparer les projets entre eux.
Valider les demandes
Le gestionnaire de demande peut soumettre une demande à l'approbateur de demande.
L'approbateur peut valider ou rejeter la demande de projet.
Une demande validée aboutit à la création d'un projet candidat, soumis à l'examen des gestionnaires de portefeuille des projets.
Évaluer les projets candidats
De la même façon que sont évaluées les demandes, les projets candidats peuvent être évalués :
• Selon les critères qualitatifs et quantitatifs définis sur le portefeuille des demandes de projet.
• Au travers de l'évaluation qualitative (niveau de valeur métier, alignement stratégique, coût, niveau de risque global), ce qui permet de calculer un score global pour le projet et de comparer les projets entre eux.
Valider les projets candidats
L'approbateur peut valider ou rejeter le projet candidat.
Lorsqu'un projet candidat est validé, il prend le statut de projet en cours.
Suivre les projets en cours
Le gestionnaire de portefeuille de projets assigne un responsable au projet, chargé de suivre l'évolution du projet. Un rapport permet de visualiser l'échéancier et la progression d'un projet.
Gestion des portefeuilles de projets
Sélectionner les projets et définir les priorités
Les gestionnaires de portefeuilles et les administrateurs définissent les domaines de projets qui déterminent les axes stratégiques de l'organisation dans lesquels sont classés les projets (par exemple : "Projets métier", "Projets informatiques").
Des portefeuilles d'arbitrage sont associés automatiquement aux domaines de projets créés. Ils regroupent les projets du domaine, en les classant selon leur type (demandes de projet, projets candidat et projets en cours).
Dans un portefeuille d'arbitrage, le gestionnaire et l'approbateur de portefeuille de projets peuvent créer des portefeuilles d'analyse ; ils représentent un sous-ensemble des projets du portefeuille d'arbitrage et peuvent être affectés à un gestionnaire de portefeuille de projets spécifique.
Dans un portefeuille d'arbitrage ou un portefeuille d'analyse, le gestionnaire de portefeuille de projets peut :
• Parcourir, en lecture, les critères évalués au niveau du projet (par exemple, le niveau d'alignement stratégique, le niveau de risque, le niveau de coût et autres attributs spécifiques au projet).
• Évaluer les critères spécifiques au portefeuille (autres que les critères du projet).
• Générer des rapports de comparaison de projets (par exemple, des diagrammes à bulles) sur la base de ces critères.
A partir d'un portefeuille d'arbitrage ou d'un portefeuille d'analyse, le gestionnaire de portefeuille de projets peut créer des scénarios.
Dans un scénario, le gestionnaire de portefeuille de projets peut choisir de conserver ou de ne pas conserver une ligne de portefeuille donnée (ce qui est différent de la validation du projet), et constater l'impact de ce choix dans des rapports dédiés.
Analyser et arbitrer les projets
A partir d'un portefeuille, le gestionnaire de portefeuille de projets peut générer des rapports d'analyse et de comparaison de scénarios pour comparer, par exemple, les risques cumulés ou les coûts d'un scénario donné.
Le gestionnaire de portefeuille de projets peut conserver un scénario ou un ensemble de scénarios.