Rapports associés aux traitements
Accéder aux rapports associés aux traitements
Pour générer des rapports sur des traitements :
1. Sélectionnez un traitement.
Voir Accéder aux traitements.2. Sélectionnez un des rapports disponibles via le menu déroulant ... > Rapports.
Registres des traitements
A propos du registre des traitements
Les informations collectées dans le registre des traitements sont au cœur du système de documentation de protection des données. Elles doivent être disponibles à tout moment en cas de demande de l'autorité de protection des données.
Le registre des traitements indique qui traite quelles données personnelles, où, pourquoi, et comment.
Créer un registre des traitements
Pour générer un registre des traitements sous la forme d'un document Word :
1. Dans le menu de navigation, cliquez sur Traitements.
2. Sélectionnez un traitement et dans le menu déroulant associé au bouton Rapports, sélectionnez Registre des traitements.
Un document Word est généré. Il contient le contenu suivant :
• Introduction: elle décrit les droits des personnes concernées, le principe des transferts de données et des mesures de sécurité.
• Liste des Traitements
• Description détaillée des traitements sélectionnés
• Rôle de protection de données
• Activités sensibles
• Fondement juridique
• Catégories de données et catégories de personnes concernées
• Gestion des informations et du consentement
• Droits des personnes concernées
• Transferts de données à des tierces parties
Voir Transferts de données.• Mesures de sécurité
Voir Transferts de données.• Éléments de sous-traitement
• Pièces jointes
Carte des flux transfrontaliers
Vous pouvez générer une carte des flux transfrontaliers qui affiche dans une carte mondiale les transferts de données sélectionnés.
Conditions préalables à l'utilisation d'une carte des flux transfrontaliers
Assurez-vous que :
• un pays a été défini dans l'établissement siège des entités juridiques impliquées
Pour plus de détails, voir Spécifier le pays d'une entité juridique.• vous avez défini à la fois le destinataire et l'émetteur du transfert
Pour plus de détails, voir Spécifier les transferts de données sur un traitement.Contenu de la carte des transferts
Le pays du destinataire détermine si le transfert est adéquat ou non.
Dans le cas d'un transfert non adéquat vous pouvez rechercher l'établissement cible et les garanties qu'il applique. Pour plus de détails sur les garanties, voir Définir des garanties de transfert.
Vous pouvez utiliser la molette de la souris pour effectuer un zoom avant ou arrière.Informations supplémentaires sur les transferts
Pour plus de détails sur la création de transferts, voir Spécifier les transferts de données sur un traitement.
Pour la résolution de problèmes, voir A propos des transferts.
Rapport spécifique à la CNIL
HOPEX Privacy Management vous permet de générer un rapport conforme aux exigences de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés).
Activer le rapport CNIL
Ce fichier Excel qui porte sur les traitements est disponible en option dans le registre des traitements. Vous devez activer une option spécifique pour pouvoir générer ce rapport.
Pour activer le rapport CNIL :
1. Dans le menu principal, sélectionnez Paramètres > Options.
2. Dépliez le dossier Privacy.
3. Sélectionnez « Activer le rapport CNIL dans la liste du registre des traitements ».
4. Cliquez sur OK.
Conditions préalables au rapport CNIL
Pour les traitements à inclure dans le rapport, vous devez avoir spécifié le rôle de protection des données « Responsable de traitement » dans leur page de propriétés.
Générer le rapport CNIL
Pour générer ce rapport :
1. Dans le menu de navigation, sélectionnez Traitements.
2. Sélectionnez le traitement qui vous intéresse (sur lequel le rôle de protection des données « Responsable de traitement » a été spécifié).
3. A partir du bouton Plus de la barre d'outils, sélectionnez Rapports > Registre de traitement - CNIL format.
Si aucun traitement ne correspond au périmètre choisi, un avertissement apparaît.4. Spécifiez l'Entité juridique (responsable de traitement) qui exporte le registres de traitements.
Seules les entités juridiques reliées au registre de traitement qui ont pour rôle de protection des données « Responsable de traitement » sont proposées ici.5. Cliquez sur OK.
Le rapport Excel est généré.