Mettre en œuvre les recommandations
HOPEX Compliance fait appel aux recommandations et actions pour traiter les non-conformités observées dans le cadre des misions.
Les plans d’action disponibles dans l’onglet de navigation
Traitement de la solution ne sont pas utilisés dans le cadre du testing de conformité.
Les recommandations sont envoyées automatiquement aux responsables de recommandations lors de l’envoi du rapport final.
Accéder aux recommandations
Le responsable des recommandations reçoit un seul e-mail pour toutes les recommandations qui lui sont adressées.
Pour accéder aux recommandations à exécuter :
Cliquez sur le menu
Accueil > Recommandations et actions.
Le dossier Recommandations à exécuter présente la liste des recommandations qui vous ont été affectées.
Mettre en oeuvre des actions
Le propriétaire de la recommandation doit créer des actions ayant pour objectif de prendre en compte la recommandation.
Créer des actions
Pour créer une action :
1. Cliquez sur Accueil > Recommandations et actions > Recommandations à exécuter > Mes recommandations à répondre.
2. Sélectionnez une recommandation et cliquez sur Propriétés.
3. Dans la fenêtre de propriétés de la recommandation, cliquez sur l’onglet Plan d’action.
4. Dans la section Actions, cliquez sur Nouveau.
5. Ouvrez les propriétés de l’action créée.
6. Modifiez éventuellement son nom, saisissez une date limite de mise en œuvre ainsi que le propriétaire de l’action.
L’utilisateur courant est par défaut propriétaire de l’action créée.
7. Cliquez sur OK.
Soumettre un plan d’action
Les actions créées et affectées aux utilisateurs appropriés constituent un plan d’action.
Ce plan d’action est soumis au chef de mission ou au Manager de conformité via le workflow de recommandations.
Pour soumettre le plan d’action :
Cliquez sur l’icône de la recommandation et sélectionnez
Plan d’action à soumettre > Soumettre le plan d’action.
Le chef de mission ou le Manager de conformité valide le plan d’action en retour.
Suivre la mise en place des recommandations
Une fois le plan d’action validé, les actions sont mises en œuvre par les personnes concernées.
Suivre l’avancement des recommandations
Après une période déterminée, le Manager de conformité ou le chef de mission peuvent demander à recevoir des informations sur l’évolution des recommandations.
Spécifier l’avancement des recommandations
Le responsable de recommandation est amené à tenir au courant le Manager de conformité du déroulement de ses actions.
Pour indiquer l’avancement d’une recommandation :
1. Dans la page d’une recommandation, cliquez sur l’onglet Plan d’action.
2. Dans le champ Taux d’avancement, précisez un pourcentage de réalisation du plan d’action (c’est-à-dire de la prise en compte de la recommandation).
3. Cliquez sur OK.
Le responsable de la recommandation peut également indiquer l’état d’avancement de l’action sur la page de l’action (En cours, Terminé).
Suivre les recommandations
Un rapport d’analyse permet d’assurer le suivi des recommandations.
Ce rapport est accessible par le Manager de conformité ou l’administrateur fonctionnel.
Pour accéder au rapport de suivi des recommandations :
Dans le bureau
Conformité, cliquez sur
Testing de conformité > Rapports décisionnels > Rapports de recommandation.
Pour créer un rapport de recommandation :
1. Cliquez sur Nouveau puis ouvrez le rapport créé.
2. Dans les Paramètres, reliez les objets qui vous intéressent :
• Plans
• Missions de conformité
• Entités
• Processus
• Risques
3. Dans l’onglet Rapports, vous pouvez visualiser :
• la répartition des recommandations par priorité
• la répartition des recommandations par état d’avancement (en retard, etc.)