Gérer les constats et recommandations
Le contrôleur complète le programme de travail par la saisie de :
• constats
Les constats sont les résultats de l’évaluation des preuves d’audit recueillies. Ils indiquent des non-conformités ou des opportunités d’amélioration.
• recommandations
Une recommandation décrit ce qui doit être réalisé pour corriger une non-conformité détectée durant une mission de conformité.
Gérer les constats
Créer un constat
Les constats sont accessibles à partir des activités de conformité.
L’objectif est d’établir pour une organisation et à un instant donné un constat de conformité d’un système par rapport à des critères déterminés.
Des écarts par rapport à ces critères peuvent être détectés. Il convient dans ce cas de consigner ces écarts dans un constat.
Le constat doit refléter de manière précise et honnête les activités de la mission de conformité, les obstacles rencontrés, les questions non résolues.
Pour créer un constat :
1. Ouvrez l’arbre de votre programme de travail.
2. Cliquez sur l’icône de l’activité concernée et sélectionnez Nouveau > Constat.
Le constat apparaît dans l’arbre du programme de travail, ainsi que dans les propriétés du constat.
Enregistrer les preuves de conformité
Vous pouvez lier des documents pour illustrer un constat.
Pour ajouter un document en pièce jointe :
1. Dans l’arborescence du programme de travail d’une mission de conformité, sélectionnez un constat sur laquelle vous souhaitez ajouter un document.
2. Dépliez la section Pièces jointes.
3. Cliquez sur Nouveau.
La fenêtre de création d’un document métier apparaît.
Un document métier est un document dont le contenu est indépendant du référentiel. Ce document peut être un fichier MS Word, MS Powerpoint ou autres. Un rapport (MS Word) généré sur un objet peut devenir un document métier.
4. Indiquez le nom du document métier.
5. Dans Emplacement du fichier, cliquez sur le bouton Parcourir.
La fenêtre Emplacement du fichier apparaît.
6. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier.
7. Cliquez sur Télécharger.
8. Cliquez sur OK.
Le document apparaît dans la liste des documents attachés au constat. Il est détenu par la mission de conformité du constat. Vous pouvez donc le voir apparaître également dans l’onglet Documents de la mission de conformité.
Gérer les recommandations
Les contrôleurs se réunissent pour procéder à la revue des constats et des informations recueillies durant les activités de conformité. Les conclusions qui en découlent peuvent donner naissance à des recommandations.
Une même recommandation peut être reliée à plusieurs constats de la même mission de conformité.
Pour créer une recommandation :
Dans la page des propriétés d’un constat, dépliez la section
Recommandations et cliquez sur
Nouveau.
La recommandation apparaît dans la section.
Pour définir les propriétés de la recommandation :
1. Sélectionnez la recommandation et cliquez sur Propriété.
2. Modifiez éventuellement son Nom et son Responsable.
Par défaut le responsable est le créateur de la recommandation.
3. Sélectionnez un éventuel Correspondant.
Le correspondant de la recommandation est une personne chargée de suivre la mise en œuvre globale des recommandations.
4. Cliquez sur OK.
Vous pouvez également spécifier pour chaque recommandation :
• un Calendrier de pilotage : permet d’envoyer des rappels à la personne responsable de la recommandation afin qu'elle renseigne le taux d'avancement.
Un calendrier de pilotage pour un rappel mensuel d’avancement est fourni par défaut.
• une Priorité
• une Date limite de mise en œuvre
• un Périmètre
• Entité
• Risque
• Processus