Effectuer des tâches d’ordre administratif
Planifier les ressources
Les auditeurs/contrôleurs peuvent être affectés à différentes missions en même temps. Il est donc important de saisir le temps alloué pour chacun à une mission.
Pour indiquer sur chaque auditeur/contrôleur le temps à consacrer à une mission :
1. Dans la fenêtre de propriétés de la mission, dépliez la section Utilisateurs.
2. Sélectionnez un utilisateur et dans le champ Charge (en heures), saisissez le temps qu’il doit passer sur la mission.
Créer des tâches d’ordre général
Le directeur peut créer pour les contrôleurs des tâches non directement liées aux missions.
Pour créer une tâche générale :
1. Cliquez sur Testing de conformité > Préparation > Tâches générales.
2. Renseignez des dates, un commentaire et reliez des utilisateurs à cette tâche.
Les utilisateurs affectés à cette tâche peuvent imputer des heures sur cette tâche dans leur feuille de temps.
Valider les congés
Pour faire apparaître les congés dans les feuilles de temps des auditeurs, vous devez avoir au préalable valider le congé.
Pour valider le congé :
1. Cliquez sur Testing de conformité > Préparation > Congés et ouvrez la fenêtre de propriétés du congé à valider.
2. Positionnez son statut à "Validé".
Initialiser des notes de frais
Le chef de mission peut créer une note de frais par auditeur/contrôleur pour tous les auditeurs/contrôleurs affectés à la mission. Il s’agit dans ce cas d’initialiser les notes de frais.
Pour initialiser les notes de frais :
1. Dans la fenêtre de propriétés d’une mission, sélectionnez l’onglet Dépenses.
2. Cliquez sur le bouton Initialiser.
Une note de frais est créée pour chaque auditeur/contrôleur.
Pour créer une dépense :
1. Dans la fenêtre de propriétés de la note de frais, dépliez la section Dépenses et cliquez sur Nouveau.
2. Saisissez pour chaque dépense :
• un Montant
• une Date
• la Catégorie de dépense : "Logement", "Nourriture et boissons", "Transport"
• éventuellement un Commentaire
L’auditeur saisit le montant dans la devise qu’il souhaite. Le montant converti est calculé automatiquement.
Exécuter les missions de conformité
L’élaboration du programme de travail d’une mission de conformité permet aux contrôleurs d’évaluer les exigences via des questionnaires.