Planifier les missions de test
La planification des missions de test est réalisée par le directeur du contrôle interne.
Une mission de test est une mission affectée à un contrôleur dans le cadre d’un plan.
Créer une mission de test
Pour créer une mission de test :
1. Cliquez sur Testing > Préparation > Tous les plans.
2. Ouvrez les propriétés du plan qui comprend la mission de test à créer.
3. Cliquez sur Tests.
4. Cliquez sur Nouveau.
La nouvelle mission de test apparaît sous le plan.
Accéder aux missions de test
Pour accéder aux missions de test d’un plan de test :
Cliquez sur
Testing > Plans, et dépliez un plan.
Les missions de test (ou missions d’audit, selon la nature du plan sélectionné) correspondant au plan déplié apparaissent.
Vous pouvez également accéder à la liste des missions de test via le menu
Testing > Préparation > Toutes les missions de test.
Définir les propriétés d’une mission de test
Vous pouvez spécifier un certain nombre d’informations sur une mission de test.
Caractéristiques générales
Les caractéristiques générales de la mission de test sont :
• Nom : nom de la mission de test.
• Code : vous pouvez donner un code à la mission de test
• Inclus dans le plan initial : cet attribut est défini automatiquement selon le statut du plan au moment de la création de la mission de test. Il indique si la mission de test était présente à la création du plan ou si elle a été ajoutée ultérieurement.
• Entité contrôlée
• Chef de mission : nom du chef de la mission de test
• Responsable de l’entité contrôlée
• Objectif de la mission de test
• Catégorie de la mission de test :
• "Conformité"
• "Efficacité"
• Etat : cet attribut est défini automatiquement, et modifié lors d’une transition dans le workflow.
Motivations et charge
Dans cette section vous pouvez saisir les caractéristiques suivantes :
• Justification de la mission de test
• Origine : suivi, ponctuelle, récurrente, etc.
• Priorité : des priorités peuvent être données aux missions de test. Vous pouvez sélectionner les missions de test à intégrer au plan sur la base de ce critère.
• Durée estimée (jours)
• Nombre de ressources estimé
• Charge de travail estimée
Les caractéristiques suivantes sont calculées automatiquement :
• Charge effective (heures) : calculée à partir de la charge effective définie sur les feuilles de temps ou sur les activités si aucune feuille de temps n’a été saisie.
• Nombre de ressources affectées
Périmètre
Vous pouvez relier des processus métier ou organisationnels à la mission de test.
Ceux-ci peuvent être utilisés pour générer automatiquement le programme de travail de la mission de test.
Conclusion
En Conclusion de la mission de test terminée, vous pouvez indiquer :
• Ses Points forts
• Ses Points faibles
• Une Evaluation : bon niveau, peut-être améliorée, etc.
Jalons
Dans la section Jalons, vous pouvez indiquer une Date de début prévue et une Date de fin prévue. Ces dates constituent les jalons de la mission.
Vous pouvez choisir de saisir les jalons plus tard.
Utilisateurs
Dans la section Utilisateurs, vous pouvez spécifier les intervenants d’une mission de test :
• Personne testée
• Autre participant à la mission de test (à titre informatif seulement)
Compétences
Vous pouvez préciser les compétences dont les contrôleurs doivent disposer pour réaliser la mission de test.
Pour définir les compétences nécessaires à la mission de test :
Dépliez la section
Compétences, cliquez sur
Nouveau ou
Relier pour créer une compétence ou relier une compétence existante.
Au moment d’affecter les contrôleurs à une mission de test, vous serez en mesure de comparer les compétences des contrôleurs et les compétences exigées par la mission de test. Pour plus de détails sur le rapport fournissant ces informations, voir
"Affecter une ressource à une mission de test".
Créer des missions de test "modèles"
Les missions de test "modèles" sont des programmes de travail qui sont préparés spécialement pour être appliqués à de nouvelles missions de test.
Ce statut est réservé aux missions de test d’un plan de test qui est lui-même défini comme modèle. Il s’applique automatiquement aux missions de test existantes du plan de test modèle et est proposé lors de la création d’une nouvelle mission de test sur ce même plan de test.
Pour définir un plan de test comme modèle :
1. Cliquez sur Testing > Préparation > Tous les plans.
La liste des plans apparaît dans la zone d’édition.
2. Cliquez sur l’icône du plan en question et sélectionnez A valider > Définir comme modèle.
Décider des missions de test à réaliser
HOPEX Internal Control fournit au directeur du contrôle interne une aide à la décision en ce qui concerne les missions de test à effectuer.
Vous pouvez trier les missions de test selon certains critères, pour par exemple :
• visualiser les missions de test passées
• retrouver les missions de test qui ont été planifiées mais n’ont finalement pas été exécutées.
Visualiser le rapport de couverture des missions de test
HOPEX Internal Control fournit un rapport donnant des informations sur le nombre de missions de test réalisées sur chaque entité entre deux dates. Il permet de se rendre compte des entités qui ont besoin d’être testées et de générer les missions de test correspondantes.
Pour accéder à ce rapport :
1. Cliquez sur Testing > Rapports décisionnels > Couverture par entité.
2. Dans la fenêtre d’édition, sélectionnez une date de début et de fin.
3. Sélectionnez éventuellement le score obtenu par la mission de test ou son statut.
4. Rafraîchissez le rapport en cliquant sur le bouton
Rafraîchir 
situé en bas du rapport.
Pour chaque entité testée le rapport présente :
• Le nombre de missions de test réalisées entre les deux dates (date de début et de fin effectives)
• Le nom de la dernière mission de test
• La date de fin de la dernière mission de test (date de fin effective), ou son état si elle est toujours en cours
• Le score de la dernière mission de test
Pour générer les missions de test correspondant à une ou plusieurs entités :
Sélectionnez l’entité ou les entités qui vous intéressent puis cliquez sur le bouton
Générer des missions de test.
Un assistant vous demande de choisir un plan. Les missions de test sont générées.
Consulter l’historique des missions de test
Consulter l’historique des missions de test peut faciliter votre choix des missions de test à exécuter.
Dans la liste des missions de test d’un plan de test, vous pouvez consulter l’évaluation qui a été faite de la mission de test.
Vous pouvez trier les missions de test en vous basant sur ce critère, ce qui vous permet de créer des missions de test sur les entités appropriées.
Pour grouper les missions de test par évaluation :
1. Dans le menu Testing > Plans, sélectionnez le plan de test qui vous intéresse et cliquez sur Propriétés.
Les propriétés du plan de test apparaissent.
2. Cliquez sur Missions de test.
La liste des missions de test qui composent le plan apparaît.
3. Cliquez sur le titre de la colonne "Evaluation".
Si la colonne n’apparaît pas, vous pouvez la faire apparaître grâce à la flèche située à l’extrémité droite d’une colonne.
Les missions de test sont alors triées selon ce critère.
Une flèche associée à la colonne permet d’effectuer un tri croissant ou décroissant.
Consulter les missions de test non exécutées
Il se peut que des missions de test restent en statut "Publié" et ne soient jamais exécutées, parce qu’une autre mission de test s’est révélée prioritaire.
Des missions de test publiées ou en cours peuvent également être annulées via le workflow.
Regrouper les missions de test par statut permet d’identifier celles qui doivent être recréées sur un sujet.
Pour retrouver les missions de test non exécutées d’un plan de test passé :
1. Dans le menu Testing > Plans, sélectionnez le plan qui vous intéresse.
Les propriétés du plan apparaissent, avec la liste des missions de test qui le composent.
2. Cliquez sur le titre de la colonne "Statut".
Les missions de test sont alors triées selon ce critère.
Une flèche associée à la colonne permet d’effectuer un tri croissant ou décroissant.
Visualiser les dépenses des missions passées
Un rapport vous permet de visualiser les dépenses des missions passées.
Pour accéder à ce rapport :
1. Cliquez sur Testing > Rapports décisionnels > Rapport des dépenses.
2. (obligatoire) Sélectionnez un Plan.
3. (optionnel) Spécifiez les valeurs de paramètres qui vous intéressent parmi :
• les missions
• les catégories de dépenses
• les contrôleurs
Si vous ne sélectionnez pas de valeur pour les missions/catégories/contrôleurs, toutes les missions et catégories et tous les contrôleurs du plan sont pris en compte.
Sélectionner les missions de test à intégrer au plan de test
Des missions de test peuvent être créées. Elles ne sont actives qu’une fois validées. Ces missions de test sont accessibles à partir du menu Testing > Préparation > Missions de test potentielles. Certaines font partie du plan définitif ; d’autres sont rejetées.
HOPEX Internal Control propose des outils facilitant la sélection des missions de test à intégrer au plan.
Rejeter des missions de test
Les missions de test potentielles jugées non prioritaires peuvent être rejetées via le workflow.
Pour rejeter une mission de test :
1. Cliquez sur Testing > Préparation > Missions de test potentielles.
La liste des missions de test potentielles s’affiche dans la fenêtre d’édition.
2. Cliquez sur l’icône de la mission de test à rejeter et sélectionnez A valider > Rejeter.
La mission de test est rejetée mais non supprimée. Elle pourra servir de modèle pour une nouvelle mission de test l'année suivante.
Valider les missions de test
Vous pouvez valider les missions de test :
• globalement, lors de la validation du plan de test.
• individuellement
Les missions de test validées :
• disparaissent du menu Testing > Préparation > Missions de test potentielles.
• apparaissent dans le menu Testing > Préparation > Missions de test à publier.
Planifier les missions de test via un diagramme de Gantt
Un rapport permet au directeur du contrôle interne de planifier les différentes missions de test d’un plan de test.
Pour afficher ce rapport :
1. Sous Testing > Plans, sélectionnez le plan en question.
Les propriétés du plan apparaissent dans la zone d’édition.
2. Dans la fenêtre des propriétés, cliquez sur l’onglet Planification.
Un diagramme de Gantt décrit les missions du plan.
Par défaut la planification porte sur l’année en cours mais vous pouvez visualiser des missions sur une période plus précise.
Vous pouvez redéfinir la période d'affichage du diagramme de Gantt :
• en sélectionnant une période de calendrier
• ou une date de début ou de fin spécifique.
Vous pouvez modifier les dates d'une mission dans le diagramme :
• en déplaçant à l’aide de la souris le début ou la fin de la période correspondante.
• en cliquant au centre de période et en déplaçant la souris pour déplacer simultanément la date de début et le date de fin.
Des fonctions de zoom et de recadrage à droite du diagramme vous permettent de personnaliser l'affichage :
Zoom avant sur le calendrier
Zoom arrière
Recadrage
Vous pouvez également zoomer à l’intérieur du diagramme de Gantt à l’aide de la molette de la souris.
Vous pouvez rajouter des missions de test à partir de ce diagramme.
Affecter les ressources aux missions de test
Avant d’affecter une ressource à une mission de test, vous pouvez visualiser sa disponibilité et ses compétences.
Visualiser la disponibilité des ressources
Pour visualiser les ressources disponibles et compétentes pour une mission de test :
1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du plan de test concerné.
2. Cliquez sur l’onglet Affecter les ressources.
Par défaut le rapport présente les missions de test du plan de test sur l’année. Vous pouvez afficher ceux d’une période en particulier.
3. Dans le tableau supérieur gauche, sélectionnez une mission de test.
4. Dans le tableau supérieur droit, sélectionnez une ressource dont vous souhaitez afficher la disponibilité.
Vous pouvez sélectionner plusieurs ressources.
5. Dans le cadre inférieur "Affecter les ressources", cliquez sur le bouton
Rafraîchir.
Deux graphes présentent :
• Les compétences exigées par la mission de test et les compétences de la ressource sélectionnée.
• La disponibilité de la ressource aux dates de la mission de test.
La couleur de la période de la mission de test est fonction du nombre de ressources qui lui sont affectées par rapport au nombre de ressources estimé :
• Vert si la mission de test dispose de ressources en nombre suffisant
• Orange si elle manque des ressources
• Rouge si aucune ressource ne lui est affectée
Ce deux graphes doivent être rafraîchis séparément.
Affecter une ressource à une mission de test
Pour affecter une ressource à une mission de test :
1. Dans l’onglet Affecter les ressources de la fenêtre de propriétés d’un plan de test, dans le cadre supérieur gauche, sélectionnez la mission de test désirée.
2. Dans le cadre supérieur droit, sélectionnez une personne.
3. Cliquez sur le bouton Affecter.
Pour retirer un contrôleur de la mission de test, effectuez la même opération en cliquant sur le bouton
Désaffecter.
Spécifier un chef de mission pour une mission de test donnée
Pour renseigner le chef de mission sur une mission de test :
1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de la mission de test concernée.
2. Renseignez le champ Chef de mission.
Envoyer la lettre de notification
Après avoir complété les renseignements nécessaires à la réalisation de la mission de test, le directeur du contrôle interne peut envoyer une lettre de notification qui informe les personnes contrôlées de la mission de test.
L’envoi d’une lettre de notification n’est pas incluse dans le workflow. Elle précède la prochaine étape du workflow qui consiste à publier la mission de test. Voir
"Publier la mission de test".
Créer la lettre de notification
Pour créer la lettre de notification de la mission de test :
Cliquez sur l’icône de la mission de test et sélectionnez
Livrables > Lettre de notification.
Un message vous demande si vous souhaitez ouvrir ou enregistrer le fichier. Le document présente le commentaire saisi dans les caractéristiques de la mission de test.
Une fois le document enregistré, vous pouvez l’ouvrir et le modifier.
Vous pouvez également le relier à la mission de test en tant que document métier, sous la catégorie "Lettre de notification".
Relier la lettre de notification à la mission de test
Le fichier est généré à partir du contenu de la mission de test mais n’est pas relié par défaut à la mission de test.
Pour relier la lettre de notification à la mission de test et en faire ainsi un document métier :
1. Ouvrez les propriétés de la mission de test.
2. Cliquez sur l’onglet Documents.
3. Cliquez sur le bouton Nouveau.
La fenêtre Création d’un document métier apparaît.
4. Indiquez le nom du document métier.
5. Dans Emplacement du fichier, cliquez sur le bouton Parcourir.
La fenêtre Emplacement du fichier apparaît.
6. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier.
7. Cliquez sur Télécharger.
8. Dans la fenêtre de création du document, dans Modèle de document, sélectionnez "Lettre de notification".
9. Cliquez sur OK.
Le document apparaît dans la liste des documents attachés à la mission de test.
Valider la mission de test
Lorsque le directeur du contrôle interne décide qu’une mission de test doit être exécutée au cours du plan de test, il valide la mission de test.
Une session d’évaluation est créée. Elle va permettre de générer par la suite des questionnaires à destination des contrôleurs internes pour l’évaluation des contrôles. Pour plus de détails, voir
"Evaluer les contrôles".
Publier la mission de test
HOPEX Internal Control permet de préparer les missions de test et de ne les rendre publiques aux contrôleurs que lorsque la planification est terminée.
Pour accéder à la liste des missions de test à publier :
1. Cliquez sur Testing > Préparation > Missions de test à publier.
Ils sont dans le Statut "En préparation".
Pour rendre publique une mission de test :
1. Cliquez avec le bouton droit sur l’icône de la mission de test.
2. Sélectionnez A publier > Publier.
Le statut de la mission de test passe à "Publié".
Une fois publiées, les missions de test apparaissent dans le programme de travail des contrôleurs.