Gérer un plan d’action
Un plan d’action peut être mis en place, par exemple, pour l’amélioration de l’efficacité d’un parcours client.
Un plan d'action comprend une série d'actions. Son objectif est de réduire des risques ou des événements qui ont un impact négatif sur les activités de l'entreprise ou d'améliorer l'efficacité d'un processus ou d'une organisation.
Créer un plan d’action
Caractériser le plan d’action
Les étapes du déroulement d’un plan d’action
La création du plan d’action
Lorsque que le plan d’action est créé, il est dans le statut "A soumettre".
Par défaut, le créateur du plan d’action est propriétaire du Plan d’action. Après avoir renseigné les caractéristiques d’un nouveau plan d’action, le créateur peut :
• Proposer le plan d’action.
Dans ce cas, l’utilisateur défini comme "Approbateur" reçoit un mail de notification et le nouveau plan d’action apparaît avec le statut "A démarrer" dans la liste des tâches de l’Approbateur.
La préparation du plan d’action
L’utilisateur désigné "Approbateur" du plan d’action peut Valider ou Annuler le plan d’action.
• Valider : le plan d’action prend le statut "En cours". Des actions peuvent ainsi être créées.
• Annuler : le plan d’action prend le statut "Annulé".
L’exécution du plan d’action
Après avoir exécuté les actions relatives au plan d’action, l’utilisateur "Propriétaire" peut :
• Terminer le plan d’action prend le statut "Fermé". Pour cela, l’ensemble des actions du plan d’action doivent être terminées.
L’utilisateur "Approbateur" est notifié de la demande de fermeture du plan d’action.
La fermeture du plan d’action
Après avoir consulté les rapports de suivi du plan d’action, l’utilisateur "Approbateur" peut Fermer ou Rouvrir le plan d’action.
• Fermer : le plan d’action conserve le statut "Fermé" et disparaît de la liste des tâches du créateur, de l’approbateur et du propriétaire.
• Rouvrir : des actions complémentaires peuvent être créées. Le plan d’action reprend le statut "En cours"
Préparer le suivi de l’avancement du plan d’action
HOPEX Business Process Analysis offre une possibilité de relancer régulièrement le responsable du plan d’action pour qu’il renseigne l’avancement du plan d’action. Pour qu’un mail de relance soit envoyé automatiquement au responsable du plan d’action, vous pouvez relier un
Calendrier de pilotage au plan d’action. Pour plus de détails, voir
"Utiliser un calendrier de pilotage".
Spécifier l’état d’avancement d’un plan d’action
Pour que l’état d’avancement d’un plan d’action puisse être renseigné, le plan d’action doit être dans le statut "En cours", c’est à dire qu’il doit avoir été validé.
Pour indiquer l’état d’avancement d’un plan d’action :
1. Ouvrez la page de propriétés du plan d’action et dépliez la section Progression du plan d’action.
2. Dans le tableau Etat d’avancement, cliquez sur Nouveau.
La page de création d’un Etat d’avancement apparaît.
3. Renseignez le Nom de l’état d’avancement.
4. Renseignez le Pourcentage d’avancement mis à jour et ajoutez un Commentaire, si vous le souhaitez.
5. Vérifiez la Date d’avancement.
6. Renseignez l’Evaluation de l’avancement.
• En retard
• Dans les temps
7. Dans la page de propriétés de l’état d’avancement, cliquez sur OK.
L’état d’avancement apparaît dans la liste.
Les champs Dernier pourcentage d’avancement et Commentaire du dernier état d’avancement prennent les valeurs que vous venez de renseigner.
Utiliser un calendrier de pilotage
Créer un calendrier de pilotage
Vous pouvez relier un Calendrier de pilotage au plan d’action afin que le responsable du plan d’action puisse indiquer un pourcentage d’avancement aux dates définies dans ce calendrier. Un message lui est adressé à cette occasion.
Pour plus de détails sur la gestion des calendriers de pilotage, voir l’article technique
HOPEX Power Studio - Steering calendar.
Pour créer un calendrier de pilotage pour un plan d’action :
1. Ouvrez la page de propriétés du plan d’action.
2. Dans la section Caractéristiques, cliquez sur la flèche à droite du champ Calendrier de pilotage.
3. Sélectionnez Créer un clalendrier de pilotage.
La page de création d’un calendrier de pilotage apparaît.
4. Indiquez le Nom du calendrier de pilotage.
5. Dans le champ Type de calendrier de pilotage, conservez la valeur par défaut "Plan d’action".
6. Dans le champ Configuration du planificateur, conservez la valeur par défaut "Steering Calendar - Configuration scheduler".
7. Dans le champ Rappel, conservez la valeur par défaut "Steering Calendar - Emailing SchedulerJob".
8. Cliquez sur OK.
Vous devez ensuite créer des dates de pilotage.
Créer une date de pilotage
Une date de pilotage est une date définie dans un calendrier de pilotage à laquelle un rappel va être envoyé à la personne responsable d'un élément. Ce peut être une date initiale, une date de rappel ou une date d'échéance finale.
Pour créer une date de pilotage dans un calendrier de pilotage existant :
1. Ouvrez la page de propriétés du calendrier de pilotage qui vous intéresse.
2. Dans la section Dates de pilotage, cliquez sur Nouveau.
La nouvelle date de pilotage apparaît dans la liste.
Pour définir les caractéristiques générales de la date de pilotage :
1. Ouvrez la page de propriétés de la date de pilotage et sélectionnez l’onglet Caractéristiques.
2. Indiquez le Nom de la date, pour pouvoir éventuellement la réutiliser dans un autre calendrier de pilotage.
3. Indiquez le Type de la date.
• "Initial" - pour signifier le démarrage du plan d’action
• "Rappel" - pour relancer le responsable au sujet de la mise à jour de l’état d’avancement
• "Dernier" - pour signifier la fermeture du plan d’action.
4. Renseignez les messages qui seront adressés en notification et en e-mail.
Vous devez ensuite planifier les dates auxquelles les actions seront exécutées.
Pour définir la date de planification de la date de pilotage :
Ouvrez la page de propriétés de la date de pilotage et sélectionnez l’onglet
Planification.
Vous devez définir la Date de début (absolue ou relative) et le Type de récurrence.
L’heure de démarrage est exprimée en
heure UTC.
• La Date de début peut être définie par Date de début (absolue) ou par Date relative.
La
Date relative est définie par rapport à la
Date de début effective du plan d’action.
• Le Type de récurrence définit la fréquence à laquelle seront envoyés les rappels : journalier, hebdomadaire, mensuel, une fois.
Pour des détails sur le paramétrage de la planification, voir le chapitre "Scheduling" de l’article technique
HOPEX Power Studio - Steering calendar.