Gérer les demandes des personnes concernées
Les lois de protection des données octroient aux personnes concernées des droits spécifiques sur leurs données personnelles. Ces droits incluent l'obtention de copies des données personnelles, les demandes de changements de ces dernières, la restriction de leur traitement, leur suppression ou leur réception dans un format électronique afin de les transférer à un autre responsable de traitement.
La législation exige de que le responsable de traitement conserve toutes les demandes qui émanent des personnes concernées. HOPEX Privacy Management vous permet de répondre à cette exigence et d'assurer le suivi de ces demandes dans les meilleurs délais.
Créer une demande de personne concernée
Vous devez enregistrer les demandes de personnes concernées que vous avez reçues.
Pour créer une demande de personne concernée :
1. Dans le menu de navigation, cliquez sur Personnes concernées > Demandes des personnes concernées.
2. Cliquez sur Nouveau.
Vous pouvez fournir les informations suivantes :
• Statut de la demande
• Demande en attente
• Nouvelle
• Assignée
• En cours de traitement
• Fermée
• Type de demande
• Accès
• Effacement
Une personne concernée peut avoir le droit de demander à supprimer des données la concernant que vous avez en votre possession.• Opposition
La personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant. • Droit à l'oubli
• Rectification
Toute personne concernée devrait pouvoir obtenir du responsable de traitement et dans les meilleurs délais la rectification des données à caractère personnel inexactes la concernant.• Portabilité
• Limitation
La personne concernée devrait avoir le droit d'obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement.• Date de la demande
Il est obligatoire de spécifier la date de la demande. Cette date permettra de calculer automatiquement le nombre de jours qui se sont écoulés depuis la demande émanant de la personne concernée.• Nom de la personne concernée
Détailler la demande de personne concernée
Pour décrire plus en détail la demande d'une personne concernée, vous pouvez ajouter les informations suivantes :
• Origine de la demande
L'origine de la demande est le moyen par lequel la demande est envoyée.
Par exemple : l'identifiant d'un formulaire sur le web
• Type de document
Il est important d'enregistrer un document officiel pour identifier de manière claire la personne concernée. Ce document peut être :
• Une carte d'identité
• Un passeport
• Un permis de conduire
• Autres
• Numéro du document : correspond au numéro du document référencé ci-dessus
• Demande en provenance de la personne concernée
Vous pouvez saisir un commentaire dans ce cadre.• Priorité de la demande
• Élevée
• Moyenne
• Basse
• Personne assignée
• Tag
Vous pouvez sélectionner des tags de façon à faciliter la recherche plein texte. Pour plus de détails sur les tags, voir "Fonctionnalités collaboratives".Décrire le périmètre de la demande de la personne concernée
Il est nécessaire de décrire le périmètre de la demande émanant de la personne concernée, par exemple quelles entités et quels départements sont impactés par la demande. Vous pouvez également donner plus de détails et associer un traitement.
Pour décrire le périmètre de la demande de la personne concernée :
1. Dans le menu de navigation, cliquez sur Personnes concernées > Demandes des personnes concernées.
2. Dans la page de propriétés de la demande de la personne concernée, sélectionnez l'onglet Périmètre de la demande.
3. A partir des listes déroulantes, sélectionnez les éléments impactés :
• entités juridiques
• départements
• et/ou traitements
Veuillez noter que le nombre de demandes de personnes concernées est un critère important qui peut constituer un Indicateur Clé de Performance.Joindre des documents à la demande
Il peut être utile de fournir des documents pour décrire de manière détaillée la demande émanant de la personne concernée (par exemple l'email reçu).
Pour joindre un document à la demande :
1. Dans le menu de navigation, cliquez sur Personnes concernées > Demandes des personnes concernées.
2. Dans la page de propriétés de la demande, sélectionnez l'onglet Pièces jointes.
3. Créer une pièce jointe et spécifiez :
• l'ID du document
• le titre du document
• la description du document
4. Dans Emplacement du fichier, sélectionnez le document à joindre.
5. Cliquez sur Upload puis sur OK.
Gérer les échéances des demandes
Le nombre de jours qui se sont écoulés depuis la demande émanant d'une personne concernée est automatiquement calculé.
Lorsque la date limite des 30 jours approche, et si la demande n'est pas « fermée », la personne responsable de la gestion de la demande est notifiée par email.
Au bout de 30 jours, vous pouvez indiquer que vous souhaitez prolonger la date d'échéance, comme le prévoit la législation.
Pour repousser l'échéance de la demande émanant d'une personne concernée :
1. Dans le menu de navigation, cliquez sur Personnes concernées > Demandes des personnes concernées.
2. Dans les colonnes disponibles sur la demande, cochez la case Prolongation de la date limite.