Gérer les coûts des applications et des systèmes applicatifs
L'objectif de la modélisation des coûts avec HOPEX IT Portfolio Management est de pouvoir comparer le coût de différents composants, mais aussi de comparer différents scénarios d'évolution sur des critères financiers identiques.
Afin de pouvoir prendre en compte le temps (le passé et le futur), le coût d'un composant est représenté par une partie fixe et une partie périodique.
Par exemple, un prix d'achat est spécifié dans une partie fixe et la maintenance annuelle dans une partie périodique.
Enfin, les coûts sont caractérisés par différents critères qui permettent des comparaisons plus fines. Les critères sont :
• le type qui permet de distinguer les coûts de fonctionnement et d'investissement ;
• la nature qui permet d'isoler les coûts d'infrastructure, de licences, de service ou de main d'œuvre ;
• l'état du cycle de vie du composant concerné.
Les principes de calcul des coûts
Chaque dépense fixe est associée à un montant et à une date.
Chaque dépense périodique est associée à un montant initial, une date de début, le montant et la périodicité des échéances.
Pour plus de détails sur la création des dépenses, voir Créer une dépense fixe et Modifier une dépense périodiqueLe coût d'une application peut être calculé dans l'absolu ou dans le cadre d'un portefeuille. Dans le contexte d'un portefeuille les sommes sont calculées entre la date de début et la date de fin du portefeuille.
On suppose par exemple que le retrait d'une application débute en juillet avec un coût périodique dégressif. Le coût périodique est 500€ et le coût décroissant -100€.
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Date de début
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Date de fin
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Coût de la période
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Coût total obtenu
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01/07/2012
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30/07/2012
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500
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500
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01/07/2012
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01/08/2012
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400
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900
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01/07/2012
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01/09/2012
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300
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1200
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01/07/2012
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01/10/2012
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200
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1400
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01/07/2012
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01/11/2012
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100
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1500
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01/07/2012
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01/12/2012
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0
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1500
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La formule de calcul des coûts proposée en standard dans HOPEX s'appuie sur les caractéristiques des coûts fixes et des coûts variables.
Spécifier les coûts d'une application
Dans HOPEX IT Portfolio Management la spécification des coûts sur une application peut se faire par :
• un utilisateur détenant le rôle "Contrôleur de gestion" et qui a été déclaré responsable sur l'application en question ;
• le gestionnaire de portefeuille.
Pour définir les responsables d'une application, voir Caractéristiques de l'application.A une application peuvent être associées une ou plusieurs lignes de coût.
Une ligne de coût permet d'identifier la nature et le type d'un coût.Une ligne de coût est caractérisée par :
• un type : fonctionnement ou investissement ;
• une nature : infrastructure (pour une installation), licence (pour une application), service, main d'œuvre ;
• l'état du cycle de vie du composant concerné, tel que les phases de spécification ou de développement.
A une ligne de coût peuvent être associées :
• une dépense périodique ;
• une ou plusieurs dépenses fixes.
Créer une ligne de coût
Pour associer des coûts à une application, vous devez commencer par créer une ligne de coût.
Vous pouvez créer une ligne de coût à la fois ou créer de façon automatique trois lignes de coût qui correspondent aux trois natures de coût possibles pour une application : licence, service, main d'œuvre.
Pour créer une ligne de coût pour une application :
1. Ouvrez les Propriétés de l'application.
2. Cliquez sur Coûts.
3. Dans la section Ligne de coût, cliquez sur le bouton Nouveau.
La fenêtre de Création d'une ligne de coût s'ouvre.
4. Précisez le Nom de la ligne de coût.
5. Sélectionnez le Type de coût.
6. Sélectionnez la Nature de coût.
7. Sélectionnez l'état du cycle de vie de l'application.
Les états proposés dans la liste déroulante sont les états du cycle de vie associé à la vie de l'objet.8. Cliquez sur Suivant.
La fenêtre de création d'une dépense périodique s'ouvre.
Les dépenses fixes, qui peuvent être multiples, se définissent à part. Pour plus de détails sur la création d'une dépense fixe, voir Créer une dépense fixe.9. Définissez la dépense périodique et cliquez sur Suivant.
Pour plus de détails sur la création d'une dépense fixe, voir Modifier une dépense périodique10. Cliquez sur OK.
La nouvelle ligne de coût apparaît dans la section Ligne de coût.
Créer une dépense fixe
Les dépenses fixes associées à un composant sont accessibles dans les pages de propriétés du composant, dans la page Coûts.
Pour définir une dépense fixe, sur une application, à partir d'une ligne de coût :
1. Ouvrez les Propriétés de l'application.
2. Cliquez sur Coûts.
3. Dans la section Ligne de coût, sélectionnez la ligne de coût qui vous intéresse.
4. Dans la section Dépense, la liste des dépenses fixes associées à la ligne de coût apparaît. Dans cette section, cliquez sur le bouton Nouveau.
La fenêtre de Création d'une dépense s'ouvre.
5. Précisez :
• le Nom de la dépense,
• la Date de la dépense,
• le Montant de la dépense.
6. Cliquez sur OK.
La nouvelle dépense apparaît dans la section Dépense.
Modifier une dépense périodique
Pour modifier les caractéristiques d'une dépense périodique associée à une application :
1. Ouvrez les Propriétés de l'application.
2. Cliquez sur Coûts.
3. Dans la section Ligne de coût, sélectionnez la ligne de coût qui vous intéresse.
4. A la ligne de coût sont associées des colonnes spécifiques à la dépense périodique :
• Coût périodique
• Périodicité
• Montant croissant/décroissant
5. Cliquez sur la colonne à modifier et saisissez la nouvelle valeur.
Si vous indiquez un montant négatif, à chaque période de temps le montant sera déduit du coût périodique jusqu'à ce que celui-ci devienne nul.
Coût d'un système applicatif
Le coût d'un système applicatif peut être calculé à partir de ses différents composants ou dans sa globalité :
• Lorsqu'une application utilisée par le système applicatif est spécifiée "Application", le coût de cette application ne remonte pas au niveau du système applicatif, autrement dit le coût se rapporte uniquement à l'application.
• Lorsqu'une application utilisée est spécifiée comme «Composant», le coût de cette application remonte au niveau du système applicatif et n'est plus répertorié sur l'application.
Pour indiquer qu'une application est utilisée par le système en tant que composant :
1. Ouvrez les propriétés du système applicatif.
2. Cliquez sur Caractéristiques.
3. Dans la section Composant, cliquez sur Application pour faire apparaître les applications qui composent le système applicatif.
4. Sélectionnez l'application voulue et dans la colonne Type d'agrégation, sélectionnez "Composant".
Spécifier une devise
Au niveau de chaque environnent d'HOPEX, il est possible de spécifier la devise utilisée. Le format numérique monétaire s'adapte en conséquence.
Pour modifier la devise :
1. Dans le dossier d'installation d'HOPEX, double-cliquez sur le fichier "Administration.exe".
2. Accédez à votre environnement.
3. Faites un clic droit sur l'environnement et sélectionnez Options > Modifier.
La fenêtre des options apparaît.
4. Dans le navigateur de gauche, dépliez le dossier Installation et cliquez sur Devise.
5. Dans la partie droite, indiquez la devise.
6. Cliquez sur OK.
Le format des coûts est modifié en fonction de la devise spécifiée. Notez également que le format des chiffres est dépendant de la langue de l'interface.
Analyser les coûts d'une application
Dans HOPEX IT Portfolio Management un rapport permet de dresser la synthèse des coûts d'une application et de ses installations. Les résultats sont issus des valeurs que vous avez spécifié dans la page des coûts de l'application et de ses installations.
Le rapport est également disponible sur un système applicatif.Pour voir le rapport des coûts d'une application :
1. Ouvrez les propriétés de l'application concernée.
2. Cliquez sur la page Rapports.
3. Dans la liste des rapports, sélectionnez IT Portfolio Management > Coût standard de l'application.