Environnement externe
Pour décrire l'environnement externe dans lequel l'organisation opère, HOPEX vous permet de définir :
• la liste des réglementations qui impactent l'organisation et les exigences associées, voir Réglementations, standards et normes,
• la liste des parties prenantes externes à l'organisation, ainsi que leurs objectifs et exigences, voir Les acteurs externes : objectifs et exigences.
Réglementations, standards et normes
Pour gérer votre environnement de conformité dans HOPEX, vous pouvez :
• importer du contenu réglementaire prêt à l'emploi via un assistant (si vous disposez d'une licence UCF) ;
Pour plus de détails, voir Utiliser l'import UCF.• créer manuellement des textes de référence ;
Un texte de référence est un texte qui entre dans l'une des catégories suivantes : réglementations (textes de lois qui peuvent entraîner des pénalités s'ils ne sont pas respectés), standards ou normes.• créer manuellement des cadres de politique d'entreprise et politiques d'entreprise.
Un cadre de politique d'entreprise constitue un ensemble de politiques d'entreprise. Les cadres de politique d'entreprise peuvent contenir des sections.+ A partir de la version 5 de HOPEX, les textes de référence et les cadres de politique d'entreprise remplacent les cadres réglementaires. Si vous utilisez d'anciens cadres réglementaires (HOPEX V4 et versions antérieures), vous devez convertir ces derniers en texte de référence ou en cadre politique d'entreprise. Pour plus de détails, voir Convertir les données réglementaires.
Créer manuellement un texte de référence et son contenu
Si vous n'utilisez pas l'import UCF, vous pouvez créer votre propre contenu réglementaire.
Le contenu réglementaire que vous créez manuellement est considéré applicable par défaut. Pour créer un texte de référence :
1. Depuis la barre de navigation, sélectionnez Contrôles & Risques > Conformité > Texte de référence.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau.
La fenêtre de création d'un texte de référence apparaît.
3. Saisissez le nom du texte de référence.
4. Cliquez sur OK.
Le nouveau texte de référence apparaît dans la liste des textes de référence.
Pour créer le contenu du texte de référence :
1. Depuis la liste des textes de référence, cliquez sur le bouton Nouveau 
du texte de référence souhaité.
du texte de référence souhaité.2. Sélectionnez Article de texte de référence.
Si besoin, vous pouvez créer des sections de texte de référence pour organiser votre contenu. Créer un cadre de politique d'entreprise et son contenu
Vous pouvez créer des cadres de politique d'entreprise ainsi que leur contenu (politiques d'entreprise).
Un cadre de politique d'entreprise constitue un ensemble de politiques d'entreprise. Les cadres de politique d'entreprise peuvent contenir des sections.Pour créer un cadre de politique d'entreprise :
1. Depuis la barre de navigation, sélectionnez Contrôles & Risques > Conformité > Cadres de politique d'entreprise.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau.
La fenêtre de création d'un cadre de politique d'entreprise apparaît.
3. Saisissez le nom du cadre de politique d'entreprise.
4. Cliquez sur OK.
Le nouveau cadre de politique d'entreprise apparaît dans la liste des cadres de politique d'entreprise.
Pour créer le contenu d'une politique d'entreprise :
1. Depuis la liste des cadres de politique d'entreprise, cliquez sur le bouton Nouveau du cadre de politique d'entreprise souhaité.
du cadre de politique d'entreprise souhaité. 2. Sélectionnez Politique d'entreprise.
Si besoin, vous pouvez créer des sections de cadre de politique d'entreprise pour organiser votre contenu. Les acteurs externes : objectifs et exigences
Définir les différentes parties concernées par les risques encourus par l'entreprise est important dans la majorité des activités. Cette analyse est généralement nécessaire dès les premières étapes d'un projet de gestion des risques.
Un acteur externe représente un organisme qui échange des flux avec l'entreprise. Ex : Client, Fournisseur, Administration.Les acteurs externes à considérer peuvent être :
• Les législateurs
• Des agences gouvernementales, des ministères, ou des administrations locales.
• Des groupements d'intérêts tels que les lobbys écologistes
• Les services de secours d'urgence
• Les institutions financières et autres fournisseurs de fonds du secteur privé
• Les clients de l'organisation, y compris leur direction, leur encadrement et leur personnel
• Les fournisseurs et les sous-traitants
• Des personnes qui peuvent être affectées par les activités de l'entreprise du fait de leur proximité géographique
• Les médias
Pour accéder à l'ensemble des acteurs de l'organisation :
A partir de la barre de navigation, sélectionnez Processus > Hiérarchie > Ressources > Acteurs.