Préparer l'exécution des contrôles
Pour pouvoir lancer des campagnes d'exécution, vous devez avoir au préalable défini les conditions d'exécution des contrôles :
• questions
• calendriers de pilotage
• taille de la population et de l'échantillon
• répondants
• contextualisation des contrôles.
Définir les questions sur les contrôles
Vous devez définir le contenu des check-lists utilisées lors de l'exécution des contrôles.
Ces questions à définir sur les contrôles sont appelées "étapes de contrôle".
Pour plus de détails sur les types de questions, voir Types de questions.
Seules les réponses de type "OK/KO" sont agrégées dans les résultats des campagnes d'exécution. Les autres types de réponses sont pris en compte à titre d'information seulement.Pour créer des questions sur un contrôle :
1. Dans la fenêtre de propriétés du contrôle, sélectionnez la page Exécution.
2. Dans la section Etapes de contrôle, cliquez sur le bouton Créer un questionnaire.
L'outil de création de questionnaires apparaît. Pour plus de détails sur son utilisation, voir Définir les modèles de questionnaires.
Définir le calendrier de pilotage des contrôles
Pour définir la périodicité d'exécution, vous devez spécifier le calendrier de pilotage à utiliser sur chaque contrôle.
Vous pouvez spécifier le calendrier d'exécution des contrôles uniquement après avoir créé un questionnaire (c'est-à-dire des étapes de contrôle).Pour créer un calendrier de pilotage, voir Gérer les calendriers de pilotage.
Spécifier un calendrier de pilotage sur le contrôle
Pour spécifier un calendrier de pilotage :
1. Dans la fenêtre de propriétés d'un contrôle, sélectionnez la page Exécution.
2. Assurez-vous qu'un questionnaire a bien été créé.
3. Sélectionnez une Fréquence de l'exécution.
Ce champ est à renseigner à titre informatif seulement.4. Sélectionnez un Calendrier de pilotage.
Il existe des calendriers de pilotage pour différentes périodicité d'exécution :
• quotidien
• mensuel
• hebdomadaire
Modifier un calendrier de pilotage après création d'une campagne
Si vous modifiez le calendrier de pilotage de contrôles inclus dans une campagne d'exécution en cours, vous devez re-planifier les check-lists.
Pour vous assurer que toutes les check-lists sont correctement planifiées :
1. Dans la fenêtre de propriétés d'une campagne d'exécution, sélectionnez la page Sessions.
2. Cliquez sur le bouton Planifier les check-lists.
Ceci concerne les contrôles qui utilisent un calendrier de pilotage non inclus initialement dans la campagne, ou les contrôles dont le calendrier de pilotage a été modifié.Définir la taille de la population totale et de l'échantillon
Cette étape est facultative.Vous pouvez définir :
• la Taille de la population totale : nombre total d'objets
• la Taille de l'échantillon : pourcentage de la population réellement contrôlée
Ces informations sont facultatives.Par exemple :
- Contrôle : "Vérifier que les contrats sont signés"
- Population : 20 (20 contrats)
- Taille de l'échantillon : 10% (2 contrats seront vérifiés)
Le propriétaire du contrôle reçoit une check-list avec deux lignes à remplir (une ligne par contrat)
Pour spécifier la population et la taille de l'échantillon :
1. Dans la fenêtre de propriétés du contrôle, sélectionnez la page Exécution.
2. Dépliez la section Méthode d'exécution.
3. Renseignez les données comme suit :
Le Seuil de conformité permet de calculer le résultat d'exécution.Le contrôle est jugé satisfaisant si le taux de conformité est supérieur ou égal au seuil de conformité.
Définir les répondants
Les répondants des check-lists sont les personnes déclarées responsables des contrôles pour une entité donnée.
Vous devez définir les personnes chargées de remplir les check-lists d'exécution sur chaque contrôle.
La logique de définition des répondants est la même que pour l'évaluation des contrôles par entité. Voir Evaluation des contrôles par entité.
Relier les contrôles aux processus de l'entité
Les contrôles sont exécutés dans le cadre de processus organisationnels/métiers, reliés aux entités de l'organisation.
Pour relier les contrôles aux processus, voir Contextualiser les contrôles.