Les entités
Une entité peut être interne ou externe à l'entreprise : une entité interne représente un élément de l'organisation d'une entreprise tel qu'une direction, un service ou un poste de travail. Il est défini à un niveau plus ou moins fin en fonction de la précision à fournir sur l'organisation (cf type d'acteur). Ex : la direction financière, la direction commerciale, le service marketing, l'agent commercial. Une entité externe représente un organisme qui échange des flux avec l'entreprise. Ex : Client, Fournisseur, Administration.
Accéder aux entités de l'organisation
Pour définir la liste des entités de votre organisation, HOPEX vous permet de saisir l'organigramme de l'entreprise.
Pour accéder aux différentes entités de l'organisation :
1. Dans le bureau Environnement cliquez sur Organisation >Vues hiérarchiques > Entités.
2. Dépliez l'entité racine.
La liste des entités composant l'organisation s'affiche.
La liste des entités détenues par une entité est accessible dans la page de propriétés de l'entité, à partir de l'onglet Caractéristiques, dans la section Sous-Entités.Créer une entité
Pour créer une nouvelle entité :
1. Dans le bureau Environnement cliquez sur Organisation >Vues hiérarchiques > Entités.
2. Ouvrez la page de propriétés de l'entité qui détient l'entité à créer.
3. Dans la section Sous-Entités cliquez sur Nouveau.
La page de création d'une entité apparaît.
4. Saisissez le Nom de l'entité et cliquez sur OK.
La nouvelle entité apparaît dans la liste.
5. Ouvrez la page de propriétés de l'entité créée.
6. Modifiez éventuellement l'Entité mère, qui correspond au niveau sur lequel vous êtes positionné dans l'arbre pour créer votre entité.
Le champ Entité mère est calculé automatiquement en fonction de la position de l'entité dans l'arbre.7. Précisez le Niveau de l'entité au sein de l'organisation :
• "Division"
• "Département"
• "Service".
8. Précisez le Statut, "Actif" ou "Inactif "de l'entité.
9. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer ou sélectionnez un autre champ dans la fenêtre de propriétés pour faire d'autres modifications.
Le correspondant du risque
Pour indiquer la personne responsable de l'évaluation des risques sur l'entité :
Dans le champ Correspondant du risque de la fenêtre de propriétés d'une entité, sélectionnez la personne concernée.Vous devez impérativement renseigner ce champ dans le cadre de l'évaluation des risques par campagnes avec HOPEX Enterprise Risk Management.Ce champ est disponible seulement avec les solutions HOPEX Enterprise Risk Management et HOPEX Internal Control.La section Périmètre
Une entité peut intervenir dans le cadre d'un processus. Elle peut être décomposée hiérarchiquement.
Une entité peut être reliée à différents type de composants.
• des Entités : vous pouvez spécifier l'entité responsable d'un service ou d'une direction ainsi que la dépendance fonctionnelle entre deux entités.
• des Processus métier et des Processus organisationnels pour lesquels l'entité intervient. Pour plus de détails, voir Les processus.
• des Objectifs et des Exigences qui sont assignés à l'entité. Pour plus de détails, voir Les objectifs et les exigences.
Certains documents clés, tels que les plans stratégiques, le business plan, les rapports annuels, des analyses économiques et d'autres documentations pertinentes au sujet de l'organisation et de ses buts peuvent être consultés pour définir ses objectifs et exigences.• des Lignes métier pour lesquelles l'entité intervient. Pour plus de détails, voir Les lignes métier de l'organisation.
En fonction des droits qui vous sont accordés, vous pouvez aussi voir les Plan d'actions ou des incidents dont l'entité est propriétaire.