Mettre en œuvre les recommandations
Les recommandations sont envoyées automatiquement aux responsables des recommandations lors de l’envoi du rapport final.
Accéder aux recommandations
Le responsable des recommandations reçoit un seul émail pour toutes les recommandations qui lui sont adressées.
Pour accéder aux recommandations à exécuter :
Cliquez sur le menu
Accueil > Recommandations et actions. Le dossier
Recommandations à exécuter présente la liste des recommandations qui vous ont été affectées.
Mettre en œuvre des actions
Le responsable des recommandations doit créer des actions ayant pour objectif de mettre en place celles-ci.
Créer des actions
Pour créer une action :
1. Ouvrez les propriétés d’une mission d’audit.
2. Dans l’onglet Recommandations, sélectionnez une recommandation et cliquez sur Propriétés.
3. Dans les propriétés d’une recommandation, cliquez sur l’onglet Plan d’action.
4. Dans la section Actions, cliquez sur Nouveau.
5. Ouvrez les propriétés de l’action créée.
6. Modifiez éventuellement son nom, saisissez une date limite ainsi qu’un Propriétaire.
La liste disponible dans le champ
Propriétaire correspond à la liste des audités définie sur la mission d’audit.
7. Cliquez sur OK.
Soumettre le plan d’action
Les actions créées et affectées aux utilisateurs appropriés constituent un plan d’action.
Ce plan d’action est soumis au chef de mission ou au directeur d’audit via le workflow de recommandations.
Pour soumettre le plan d’action :
Cliquez avec le bouton droit sur le nom de la recommandation et sélectionnez
Plan d’action à soumettre >
Soumettre le plan d’action.
Le chef de mission ou le directeur d’audit valide le plan d’action en retour.
Suivre la mise en place des recommandations
Une fois le plan d’action validé, les actions sont mises en œuvre par les audités.
Suivre l’avancement des recommandations
Après une période déterminée, le directeur d’audit ou le chef de mission peuvent demander à recevoir des informations sur l’évolution des recommandations.
Le directeur d’audit peut consulter la liste des recommandations d'un plan d'audit dans les propriétés du plan d'audit, sous l'onglet Recommandations. Un attribut Suivi précise les recommandations reliées à une mission d'audit de suivi.
Spécifier l’avancement des recommandations
Le responsable de recommandation est amené à tenir au courant le directeur d’audit du déroulement de ses actions.
Pour indiquer l’avancement d’une recommandation :
1. Dans la page d’une recommandation cliquez sur l’onglet Plan d’action.
2. Dans le champ Taux d’avancement, précisez un pourcentage de réalisation du plan d’action (c’est-à-dire de la recommandation).
3. Cliquez sur OK.
Le responsable de recommandation peut également indiquer l’état d’avancement de l’action sur la page de l’action.
Suivre les recommandations
Un rapport d’analyse permet d’assurer le suivi des recommandations. Ce rapport est accessible par le directeur d’audit ou l’administrateur fonctionnel.
Pour accéder à ce type de rapport :
1. Cliquez sur Audit > Rapports décisionnels.
2. Sélectionnez Rapport de recommandations.
Pour créer un rapport de recommandation :
1. Cliquez sur Nouveau puis ouvrez le rapport créé.
2. Dans les Paramètres, reliez les objets qui vous intéressent :
• Plans d’audit
• Missions d’audit
• Processus
• Risques
• Entités
3. Dans l’onglet Rapports, vous pouvez voir :
• la répartition des recommandations par priorité
• La répartition des recommandations par état avancement (en retard, etc.)
