L’équipe d’audit

Avant de planifier les missions d’audit, il est nécessaire de constituer les équipes d’audit appropriées et d’attribuer les rôles et les responsabilités de chacun.

Pour cela, un ensemble d’outils permettent de créer et de visualiser les compétences des membres de l’équipe.

L’auditeur est une personne possédant la compétence nécessaire pour réaliser un audit (source ISO 19011:2002).

Pour créer un auditeur, vous devez créer un utilisateur et lui affecter le profil "Auditeur".

Un profil définit l’accès à des fonctionnalités de l’application ainsi qu’un niveau d’intervention dans le workflow et le processus de validation.

Pour plus d’information sur la création d’utilisateurs et l’assignation de profils, voir "Créer et gérer un utilisateur", page 97.

HOPEX Internal Audit permet de gérer et de visualiser les compétences pour chaque auditeur.

Pour cela, vous devez au préalable avoir défini :

2. Cliquez sur le volet de navigation Gestion des compétences puis sur Types de compétence.

3. Dans la zone d’édition, cliquez sur Nouveau.

Le nouveau type de compétence apparaît dans la liste.

4. Pour modifier son nom, cliquez sur le type de compétence en maintenant le bouton de la souris enfoncé puis saisissez le nom, par exemple "Langues".

Vous devez maintenant créer des niveaux de compétence, à associer à chaque type de compétence.

Pour créer un niveau de compétence sur un type de compétence :

2. Cliquez sur le volet de navigation Gestion des compétences puis sur Types de compétence.

La liste des types de compétence apparaît dans la fenêtre de navigation.

3. Sélectionnez le type de compétence concerné, par exemple "Langues", et cliquez sur Propriétés.

4. Dans la section Niveaux de compétence, cliquez sur Nouveau.

La fenêtre de création d’un niveau de compétence apparaît.

5. Saisissez un Nom, par exemple "Débutant".

Pour définir la valeur interne du niveau de compétence :

Dans le champ Valeur interne du niveau de compétence, saisissez un chiffre correspondant au niveau de compétence, par exemple "1" pour "Débutant" (alors que "4" pourrait correspondre à "Confirmé" dans notre exemple).

Ce chiffre permet de visualiser graphiquement l’étendue des compétences de l’auditeur dans la page d’affectation des missions.

1. Cliquez sur Administration > Gestion des compétences > Toutes les compétences.

La liste des compétences est enrichie de la nouvelle compétence.

Dans les propriétés de la compétence, vous pouvez modifier son nom et indiquer le Type de compétence auquel elle se rattache, par exemple "Langues".

Définir des compétences pour chaque utilisateur

Pour définir les compétences d’un utilisateur :

1. Cliquez sur Administration > Gestion des compétences > Gérer les compétences des utilisateurs.

2. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur le bouton Propriétés.

3. Dans la page des propriétés, cliquez sur Compétences.

Dans la page qui apparaît, vous pouvez préciser les compétences de l’utilisateur en fonction des types et niveaux de compétence préalablement définis.

Pour visualiser les compétences et niveaux de compétence disponibles au sein de de l’équipe :

Cliquez sur Administration > Gestion des compétences >Voir les utilisateurs et leurs compétences.

Une liste apparaît. Vous pouvez procéder à des tris par compétence, niveau de compétence et utilisateur en cliquant dans l’en-tête de la colonne correspondante.