Gérer les devises
Les devises sont utilisées dans le cadre des missions d’audit pour la saisie des notes de frais.
Les points suivants indiquent comment administrer ces devises.
Principe d’utilisation des devises
Il convient de distinguer deux types de devise :
• la devise centrale
• la devise locale
Devise centrale
La devise centrale est la devise retenue par l’entreprise comme devise de référence.
Devise locale
Une devise locale est définie pour chaque utilisateur. Il s’agit par défaut de la devise centrale.
Définir la devise centrale
Pour définir la devise centrale :
1. Dans l’application d’administration (administration.exe), connectez-vous à l’environnement dans lequel vous souhaitez travailler.
2. Faites un clic droit sur le référentiel et sélectionnez Options > Modifier.
La fenêtre des options du référentiel s’ouvre.
3. Cliquez sur le dossier Installation > Devise.
La fenêtre de droite présente la liste des devises disponibles en standard.
4. Dans le champ Symbole monétaire spécifiez le symbole de votre devise de consolidation, par exemple "$".
5. Dans le champ Devise centrale sélectionnez votre devise de consolidation, par exemple "US Dollar".
6. Cliquez sur Ok.
7. Quittez l’application d’administration.
Définir les devises locales
Vous pouvez choisir une devise locale différente de la devise centrale. Pour ceci, vous devez vous connecter à HOPEX Windows Front-End avec votre login.
Pour modifier la devise locale d’un utilisateur :
1. Lancez HOPEX Windows Front-End et connectez-vous avec votre login.
2. Dans le bureau, cliquez sur Outils > Devise puis sélectionnez la devise qui vous intéresse.
3. Quittez HOPEX en publiant votre espace de travail privé.
Lorsque vous vous connectez de nouveau à Web Front-End avec votre login, la devise proposée par défaut pour les dépenses de vos notes de frais est celle que vous venez de définir.
Modifier la devise locale d’un utilisateur
Les devises locales qui seront proposées aux utilisateurs de l’application sont définies avec l’application d’administration de HOPEX.
Pour définir la liste des devises locales :
1. Dans le dossier où HOPEX est installé, lancez "Administration.exe" et connectez-vous avec un utilisateur qui dispose de l’autorisation d’administration des données.
2. Sélectionnez l’environnement puis le référentiel sur lequel vous souhaitez travailler.
3. Faites un clic droit sur le référentiel et sélectionnez Options.
La fenêtre des options du référentiel s’ouvre.
4. Cliquez sur le dossier Installation > Devise.
La fenêtre de droite présente la liste des devises disponibles en standard.
5. Cochez ensuite toutes les devises qui seront utilisées en local par vos utilisateurs.
6. Cliquez sur Ok.
7. Quittez l’application d’administration.
Gérer les taux de change
Saisir un taux de change
Pour saisir un taux de change :
1. Dans le bureau Administration, sélectionnez Devises > Taux de change.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez la ligne qui vient d’être créée et cliquez sur Propriétés.
4. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez :
• le Code de la devise finale
• le Taux de change de la devise d’origine par rapport à la devise finale.
• la Date de début du taux.
Plusieurs périodes de taux de change peuvent être saisies pour une même devise. Lors de la saisie des dépenses, le taux de change le plus récent est pris en compte.
Vous devez saisir le taux de change dans les deux sens, par exemple :
• EUR->USD
• USD->EUR
Visualiser un taux de change
Pour visualiser un taux de change :
1. Dans les listes déroulantes situées au-dessus du tableau, sélectionnez la devise source et la devise finale.
2. Cliquez sur le bouton Rafraîchir.
Les taux de change pour la devise sélectionnée apparaissent.
Pour inverser le taux de change, cliquez sur le bouton
