Utiliser une campagne d’évaluation
Une campagne d’évaluation permet de créer et de planifier plusieurs sessions d'évaluation sur une période donnée.
Créer une campagne d’évaluation
Vous pouvez créer une campagne d’évaluation :
• A partir d’un modèle
La création d’une campagne à partir d’un modèle permet :
• de factoriser et d’appliquer le même modèle sur toutes les sessions d’évaluation
• de planifier la campagne et de répartir les éléments à contrôler au sein des différentes sessions d’évaluation
• Sans modèle
La création d’une campagne sans modèle autorise plus de souplesse et permet de définir un modèle différent sur chaque session.
Pour créer une campagne :
1. Dans l’arbre de navigation Définition d’évaluation, cliquez sur Campagne d’évaluation > Nouveau.
La page de création d’une campagne apparaît.
2. Dans la page, indiquez :
• le propriétaire de la campagne
• Le modèle d’évaluation
• un calendrier
Un calendrier est composé de périodes de calendrier, qui sont nécessaires à la création du périmètre de campagne. Il est donc obligatoire d’utiliser un calendrier si vous souhaitez définir un périmètre de campagne pour l’auto-évaluation des contrôles.
• une Date de début et une Date de fin
3. Cliquez sur Suivant.
4. Si vous avez sélectionné un modèle d'évaluation, sélectionnez le Paramètre évalué qui correspond à l’objet à partir duquel la liste des objets à évaluer sera dressée.
Selon le modèle d’évaluation sélectionné, il peut ne pas y avoir de paramètre à évaluer pour définir le périmètre.
5. Dans la fenêtre de prévisualisation, cliquez sur Rafraîchir le rapport.
Les éléments qui vont être évalués apparaissent.
Vous pouvez visualiser notamment :
• les caractéristiques évaluées (définies dans le modèle d’évaluation)
• les objets (contrôles) évalués
• les objets contextes (processus ou entités, par exemple)
• les nœuds d’évaluation, qui correspondent aux objets à évaluer placés dans les différents objets contextes, associés aux répondants.
• les répondants
6. Cliquez sur OK.
Déployer une campagne d’évaluation
Le déploiement de la campagne consiste à créer les nœuds d’évaluation en vue de la planification des sessions de la campagne.
Un noeud d’évaluation est associé aux valeurs calculées depuis les réponses fournies dans le questionnaire par le répondant pour chacune des caractéristiques évaluées. Il est créé soit au moment du déploiement de la session d'évaluation soit au moment de l'agrégation. Les objets créés lors du déploiement sont détenus par la session et permettent de déterminer l'objet qui sera évalué, par qui et dans quel contexte.
Le déploiement d’une campagne d’évaluation n’est pas obligatoire. Vous pouvez directement valider la campagne. Pour plus de détails, voir
"Valider la campagne d’évaluation"Pour déployer une campagne :
1. Dans la liste des campagnes, cliquez sur l’icône de la campagne que vous avez créée et sélectionnez Campagne d’évaluation (En préparation) > Déployer.
2. Dans la fenêtre de déploiement, indiquez que vous souhaitez déployer la campagne Maintenant.
Ce choix signifie que la campagne prend le statut "A planifier" immédiatement.
Les autres choix sont :
• dès que possible (après publication)
• à une date ultérieure
3. Cliquez sur OK.
Les nœuds d’évaluation sont créés.
Définir le périmètre de la campagne d’évaluation
Après avoir déployé la campagne d’évaluation, vous devez en valider le périmètre, c’est-à-dire sélectionner les nœuds d’évaluation que vous souhaitez inclure dans votre campagne.
Pour accéder au périmètre de la campagne et valider des nœuds d’évaluation :
1. Dans la fenêtre de propriétés de la campagne, sélectionnez l’onglet Périmètre effectif.
La liste des nœuds d’évaluation issus de votre déploiement apparaît.
2. Sélectionnez les valeurs que vous souhaitez retirer de la campagne et cliquez sur le bouton Valider.
Vous devez également spécifier les répondants.
Planifier la campagne d’évaluation
Une fois le périmètre de la campagne défini et validé, la session est dans le statut "A planifier". Vous pouvez alors planifier les sessions de la campagne.
Il s’agit de répartir les évaluations parmi les différentes sessions d’évaluation.
Pour planifier la campagne :
1. Dans la fenêtre de propriétés de la campagne d’évaluation, cliquez sur l’onglet Planification.
L’onglet
Planification n’est visible que lorsque des sessions d’évaluation ont été créées.
2. Dans la partie droite de la fenêtre, sélectionnez les sessions d’évaluation dans lesquelles vous souhaitez évaluer tel objet dans son contexte (processus ou entité, par exemple).
Si vous ne voyez pas apparaître les sessions d’évaluation que vous avez créées préalablement, cliquez sur le bouton
Rafraîchir.
Valider la campagne d’évaluation
Une fois que vous avez planifié la campagne d’évaluation, vous devez la valider.
Vous devez valider la campagne même si vous ne l’avez pas déployée et planifiée.
La validation de la campagne d’évaluation a pour effet de figer ses paramètres (par exemple la périmètre ou la planification).
Pour valider la campagne :
Cliquez sur l’icône de la campagne et sélectionnez
Campagne d’évaluation (En préparation) > Valider.
Lorsque la campagne d’évaluation est validée, vous ne pouvez plus créer de session d’évaluation. Vous pouvez en revanche valider le périmètre des sessions d’évaluation après validation de la campagne.
Créer une session à partir d’une campagne
Vous pouvez créer une session d'évaluation à partir d’une campagne si la campagne n’est pas démarrée automatiquement.
Une campagne d’évaluation permet de créer et de planifier plusieurs sessions d'évaluation sur une période donnée.
Si un modèle d'évaluation est relié à la campagne, la session est créée à partir de ce modèle. Dans le cas contraire, vous devez préciser le mode de création de la session d’évaluation.
Pour créer une session d’évaluation à partir d’une campagne reliée à un modèle d’évaluation :
1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de la campagne et sélectionnez l’onglet Sessions.
Un rapport sur la planification des sessions en cours apparaît en haut de la zone d’édition.
2. Dans la section Session d’évaluation, cliquez sur Nouveau.
La page de création d’une session apparaît.
3. Indiquez le Nom de la session.
4. Le Responsable de la session est initialisé avec le nom de l’utilisateur créateur de la session, mais cette valeur peut être modifiée.
La
Date prévue de début de l’évaluation est fixée à la date du jour.
La
Date prévue de fin de l’évaluation est fixée à la date de fin de la campagne.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez le nom de l’entité (ou du processus, en fonction du type d’évaluation utilisé) à partir duquel la liste des objets à évaluer est dressée.
7. Cliquez sur Suivant.
Une fenêtre de visualisation du périmètre calculé pour la session est présentée à titre d’information.
Cette fenêtre qui présente la liste des paramètres de la session d’évaluation reste accessible à partir de l’onglet
Paramètres et Prévisualisation de la fenêtre de propriétés d’une session d’évaluation.
8. Cliquez sur OK.
Après avoir planifié et validé votre campagne, vous pouvez déployer les sessions d’évaluation créées depuis la campagne.
Le déploiement de la session consiste à préparer la construction des questionnaires aux utilisateurs.
