Ce guide s’appuie sur l’exemple du processus de traitement des demandes d’achat introduit dans le guide HOPEX Business Process Analysis.

L’organisation de ce processus est modifiée pour prendre en compte les demandes d’achat urgentes.

HOPEX System Blueprint permet la spécification des évolutions du système informatique nécessaires à la mise en œuvre de la nouvelle version de ce processus.

L’exemple utilisé s’appuie sur le processus des achats d’une entreprise dont l’activité est la location de bateaux et la vente de croisières.

Les processus des achats de l’entreprise se répartissent entre les processus d’achats opérationnels et les processus d’achat d’investissement. Les processus d’achats opérationnels incluent les achats de pièces détachées et de matière première destinés à l’entretien et à la réparation des bateaux.

La disponibilité des bateaux étant un facteur essentiel à l’activité de l’entreprise, un processus organisationnel spécifique est défini pour traiter les achats urgents du service d’entretien des véhicules.

Le nouveau processus organisationnel prévu pour le traitement des demandes d’achat urgentes vise à étendre les responsabilités de l’assistant achats afin d’envoyer la commande d’achat dans des délais très courts.

L’assistant achat commence par analyser la demande d’achat. Si le montant est important, le processus normal de traitement des demandes d’achat est mis en oeuvre.

Si le produit est disponible, l’assistant envoie la demande de mise à disposition.

Sinon, l’assistant envoie la commande d’achat au fournisseur. Le reste du traitement est effectué dans le cadre du processus "Traiter les demandes d’achat" normal.

Pour lui permettre d’analyser la demande d’achat et de passer la commande rapidement, il est prévu de mettre à la disposition de l’assistant achat une nouvelle application lui donnant accès aux données concernant les stocks et les fournisseurs.

Le diagramme de processus applicatif ci-après propose une première ébauche du fonctionnement attendu de la nouvelle application.

La recherche du produit est effectuée à partir de la base des produits référencés.

Si le produit est référencé, l’étude de l’état des stocks est réalisée.

Si le stock est suffisant, une demande de mise à disposition est activée et le processus prend fin.

Si le stock est inférieur au stock minimum, une commande est émise vers le fournisseur.

Si le produit est nouveau, une recherche de fournisseur et une étude comparative des prix est menée. Puis une commande est émise et le processus prend fin.