Généralités sur les documents métiers
Stockage
Pour connaître le répertoire de stockage défini par défaut par l’administrateur :
1. Cliquez sur:
• (Windows Front-End) Outils > Options.
• (HOPEX Web Front-End) Menu principal > Paramètres > Options
2. Dans l’arbre situé à gauche, dépliez le dossier Installation et cliquez sur Avancé.
Dans la partie de droite, le champ Chemin de stockage des fichiers externes indique l’adresse du répertoire de stockage des documents métier.
Vérifiez auprès de votre administrateur que vous avez bien les droits d’accès à ce répertoire.
Modèles de document métier
Pour faciliter la gestion des documents métier, HOPEX permet à l’utilisateur final de choisir parmi les modèles de document auxquels son profil a accès.
Le modèle de document prédéfinit :
• le cryptage associé à un document : le cryptage rend illisible le contenu de fichiers stockés physiquement sur le disque (fichiers .dat).
Pour plus de détails sur la personnalisation des documents métier, voir la documentation en anglais
"Customizing Business Documents".
Classement
La base documentaire peut être volumineuse ; il est important de classer les documents métier par catégorie.
Une catégorie permet de classer des documents en fonction de sujets standards tels que Audit, Diagramme, Documentation des Contrôles. Les catégories sont organisées de manière hiérarchique à partir de ces types principaux.
Pour plus de détails sur la création de catégories, voir
"Creating a Business Document Category".
Confidentialité et accès en lecture
Certains documents peuvent être confidentiels et leur accès en consultation limité à certaines personnes. Pour cela vous devez définir une zone d’accès (en lecture) aux documents confidentiels.
La zone d’accès en lecture rassemble un groupe d'objets HOPEX. Elle peut être associée à des personnes ou des groupes de personnes.
Cela signifie que les utilisateurs peuvent voir les objets HOPEX définis au niveau de la zone d’accès en lecture mais aussi les objets associés aux zones d’accès en lecture filles. L'utilisateur ne peut pas accéder aux objets définis dans une zone d’accès en lecture parente.
L’utilisation des zones d’accès en lecture n’est proposée qu’avec une licence
HOPEX Power Supervisor.