Les principes de représentation d’un processus fonctionnel
Mettre en évidence les choix d'organisation
Chaque entreprise exerce des activités qui sont liées à son métier et qui doivent être réalisées quelle que soit l'organisation mise en place. Ces activités peuvent être telles que acheter, vendre, administrer les ventes, produire, etc.
L'organisation va justement consister à affecter ces activités aux acteurs qui vont les mettre en oeuvre.
On peut distinguer :
• Les traitements liés au métier de l'entreprise. Ceux-ci sont difficilement remis en cause à moins que l'entreprise ne change complètement d'activité.
• Les traitements dus à des choix d'organisation.
Diversité des variantes
La plupart des variantes d'un processus sont dues à des choix d'organisation (privilégier les commandes urgentes, traiter spécialement les commandes importantes ou à l'exportation, etc.).
Il est nécessaire de surmonter cette diversité pour passer de façon sûre à un nouvel ensemble de variantes, par exemple, traiter les commandes par téléphone ou par Internet. La représentation en termes d'activités permet d'obtenir une représentation unique de la chaîne de valeur mettant en évidence ce qui est à faire de toute façon, indépendamment des choix d’organisation.
Nombre d'étapes
Certaines étapes d'un processus organisationnel ne sont liées qu'à des choix d'organisation. Il est utile de se demander si elles apportent réellement un plus aux clients de l'entreprise, ou si elles ne sont dues qu'à la façon de faire.
Par ailleurs, des gains de délais peuvent être recherchés dans une restructuration de l'ordre des étapes.
Pour mettre en évidence les améliorations possibles, il est possible de représenter une chaîne de valeur par les flux échangés entre les activités de l'entreprise.
Une activité fonctionnelle est une étape d'un processus. Cette étape exprime la contribution d'un métier à la chaîne de valeur du processus.