Exemple de processus fonctionnel
Le diagramme suivant présente un exemple de processus fonctionnel:
Processus fonctionnel "Achat réception"
La demande d’achat est enregistrée, puis elle doit être approuvée. Le demandeur est informé de l’acceptation ou du refus de sa demande. Si la demande est validée, une analyse de la commande à effectuer est réalisée.
Si le stock est inférieur à un seuil donné, une commande est préparée et envoyée au fournisseur pour réapprovisionnement.
Si le produit est disponible, ou dés qu’il a été réceptionné, il est mis à la disposition du demandeur.
Dans cet exemple, les métiers concernés sont représentés en colonne.
Un métier est une compétence ou un regroupement de compétences d'intérêt pour l'entreprise.
Dans l’organisation présentée précédemment, trois acteurs - l’assistant achats, le responsable achats, et l’acheteur - interviennent systématiquement pour réaliser les quatre premières étapes - Enregistrer et approuver la demande, analyser et envoyer la commande -.
L’optimisation du processus organisé "Traiter les demandes d’achat" a permis de gagner une étape : quand le montant de la commande n’est pas important, l’assistant achats peut lui-même approuver ou refuser la demande d’achat.
Dans le cas des demandes urgentes, on pourrait gagner encore des étapes en permettant à l’assistant achat de passer lui-même la commande lorsque le montant n’est pas important.
On obtiendrait le processus fonctionnel suivant pour traiter les achats urgents.
Processus fonctionnel "Achat réception urgent"
On commence par analyser la demande d’achat. Si le montant est important on passe au traitement normal.
Sinon, on envoie la demande de mise à disposition et la demande de réapprovisionnement éventuelle. La suite du processus fonctionnel est identique au précédent : une fois que la commande a été réceptionnée, elle est mise à la disposition du demandeur.
Il est possible de définir un nouveau processus organisationnel pour le traitement des demandes d’achat urgentes, où les responsabilités de l’assistant achats ont été étendues.
Processus organisationnel "Traiter les demandes d’achat urgentes".
L’assistant achat commence par analyser la demande d’achat. Si le montant est important, le processus normal de traitement des demandes d’achat est mis en oeuvre. Si le produit est disponible, l’assistant envoie la demande de mise à disposition.
Sinon, l’assistant envoie la commande d’achat au fournisseur. Le reste du traitement est effectué dans le cadre du processus "Traiter les demandes d’achat" normal.
Pour analyser la demande d’achat et passer la commande l’assistant achat a maintenant besoin des données sur les stocks. Il aura à sa disposition l’application "Achats de matériel".
Cette nouvelle variante du processus organisationnel permet de traiter plus rapidement les commandes urgentes. Elle nécessite une augmentation des qualifications de l’assistant achats et lui donne plus de responsabilités.
Vous pouvez voir apparaître les
systèmes utilisés par les opérations en sélectionnant la vue "Systèmes utilisés" dans la fenêtre ouverte à l’aide du bouton "Vues et détails"
.
Un système utilisé lors d'une étape d'un processus représente ce qui est nécessaire pour réaliser cette étape. Ce peut être une application ou un service applicatif ou tout autre ressource non informatique, ou plus généralement une fonctionnalité.
