Gérer le contenu d'un document métier
Lors de la création d'un document métier, une version de document métier est créée automatiquement. Un document métier est composé d'au moins deux objets :
• un document métier
• une version de document métier
Le nom de la version de document métier est calculé à partir du nom du document métier.
Si le contenu du document métier évolue, suite à une nouvelle réglementation, par exemple, vous devez créer une nouvelle version de votre document métier et télécharger dans Hopex le nouveau fichier mis à jour.
Pour modifier le document métier, Hopex offre deux possibilités :
• mettre à jour le document métier : remplace l'ancienne version
Cette fonctionnalité est à utiliser lorsque :
• vous souhaitez effectuer des corrections mineures
• vous êtes en train de mettre au point le document métier.
• créer une nouvelle version du document métier : conserve l'ancienne version et en crée une nouvelle
Cette fonctionnalité est à utiliser lorsque le contenu du document métier évolue et que vous souhaitez conserver les différentes versions.
Mettre à jour la version courante d'un document métier
Pour mettre à jour la version courante d'un document métier :
1. (optionnel) Ouvrez le document métier et enregistrez-le en local pour faire vos modifications.
Vous pouvez ouvrir un document métier pour consulter son contenu ; en revanche vous ne pouvez pas le modifier directement à partir de l'éditeur proposé par
Hopex.2. Dans Hopex, faites un clic droit sur le document métier et sélectionnez Mettre à jour.
Vous pouvez également mettre à jour la version courante à partir des propriétés du document métier (
Historique des versions > Mettre à jour la version courante).
3. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez le document modifié et cliquez sur OK.
La version courante du document métier est mise à jour dans le référentiel.
Gérer les versions d'un document métier
La version d'un document permet d'accéder et de référencer différentes versions valides d'un même document. Par exemple, les règlements juridiques évoluent d'une année sur l'autre. A noter : une version de document métier est un document métier.
Pour créer une nouvelle version d'un document métier :
1. Faites un clic droit sur le document métier et sélectionnez Nouvelle version.
2. Sélectionnez le fichier à l'emplacement désiré et cliquez sur OK.
Une nouvelle version de document métier est créée. Le document modifié est téléchargé dans cette nouvelle version.
Le numéro de version du document est incrémenté.
L'ancienne version du document métier est conservée.
Pour accéder à l'historique d'un document métier :
1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du document métier.
2. Cliquez sur Historique des versions
Cet onglet est disponible uniquement si votre profil vous permet de créer des versions de document.