Décrire l'organisation existante
Cette étape a pour objectif de décrire les acteurs de l'entreprise, ses différents processus, les risques encourus ainsi que les contrôles associés.
Décrire l'organisation
Dans Hopex Business Process Analysis l'organigramme permet d'indiquer la hiérarchie des acteurs de l'entreprise, leurs responsabilités par rapport aux processus et de préciser les personnes associées à chaque acteur et sur quel site.
Un acteur représente une personne ou un groupe de personnes qui interviennent dans les processus ou dans le système d'information de l'entreprise. Un acteur peut être interne ou externe à l'entreprise. Un acteur interne représente un élément de l'organisation d'une entreprise tel qu'une direction, un service ou un poste de travail. Il est défini à un niveau plus ou moins fin en fonction de la précision à fournir sur l'organisation (cf type d'acteur). Ex : la direction financière, la direction commerciale, le service marketing, l'agent commercial. Un acteur externe représente un organisme qui échange des flux avec l'entreprise. Ex : Client, Fournisseur, Administration.
Décrire les processus
Un processus est un ensemble d'opérations réalisées par des acteurs d'une entreprise ou d'une organisation en vue de produire un résultat. Il est décrit comme une séquence d'opérations, contrôlée par des événements et des conditions. Dans la notation BPMN, un processus représente un sous-processus du point de vue de l'organisation.
Hiérarchiser les processus
Cette étape permet de regrouper et hiérarchiser vos processus via deux diagrammes simples et minimalistes :
• la carte de processus
Une carte de processus définit le niveau racine de l'arborescence d'un paysage de processus. Elle regroupe les catégories de processus qui composent ce paysage. Elle sert de point de départ pour hiérarchiser les processus.
• la catégorie de processus
Une catégorie de processus définit un ensemble de processus. Elle est reliée à une carte de processus ou à une catégorie de processus de niveau supérieur. Elle regroupe plusieurs processus et/ou éléments catégorisés (chaînes de valeur, applications). Elle sert de niveau intermédiaire pour hiérarchiser les processus, afin d'accéder progressivement jusqu'au niveau le plus fin de granularité des processus.
Décrire les chaînes de valeur (option)
Une chaîne de valeur est décrite par un ensemble d'étapes de création de valeur qui contribuent à un résultat pour le client final ou pour un client interne dans la chaîne de valeur.
Décrire les capacités métier et compétences associées
Une capacité métier représente une aptitude spécifique que l'organisation possède ou doit développer pour atteindre un résultat opérationnel donné.
Une compétence métier est une capacité acquise par une personne ou une organisation par le biais d'un apprentissage spécifique.
Cette étape consiste à décrire ce que l'entreprise est en mesure de fournir (les capacités métier) et à décrire comment elle le fournit. Pour chaque capacité métier, vous devez définir les compétences nécessaires et des fonctionnalités requises.
Gérer les risques
Le produit Hopex Risk Mapper apporte à Hopex Business Process Analysis les possibilités de gérer des risques et des contrôles associés aux processus décrits.
Un risque est un danger plus ou moins probable auquel est exposée une organisation.
Un contrôle est un moyen de maîtrise d'un ou plusieurs risques permettant de s'assurer qu'une exigence légale, réglementaire, stratégique ou interne à l'entreprise est respectée.
Voir Acteurs et organigrammes.