Gérer un plan d'action avec Hopex Business Process Analysis
Un plan d'action peut être mis en place, par exemple, pour l'amélioration de l'efficacité d'un processus.
Un plan d'action est constitué d'une série d'actions, avec pour objectif de réduire les risques et les événements ayant un impact négatif sur l'activité de l'entreprise.
Créer un plan d'action avec Hopex Business Process Analysis
Pour créer un plan d'action :
1. Depuis la barre de menu, sélectionnez Projets > Plan d'action.
2. Cliquez sur Nouveau.
Avec Hopex Business Process Analysis, un plan d'action est lié à un processus.
Pour créer un plan d'action à partir d'un processus, par exemple :
1. Ouvrez la plage de propriétés Plans d'action du processus qui vous intéresse.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Renseignez le Nom ainsi que les dates (Date de début planifiée et Date de fin planifiée) et cliquez sur OK.
Le nouveau plan d'action apparaît dans la liste des plans d'actions du processus.
Caractériser le plan d'action
Accéder à la liste des plans d'action
Pour accéder à la liste des plans d'action :
Depuis la barre de menu, sélectionnez
Projets > Plan d'action.
La liste de l'ensemble des plans d'action apparaît.
Le déroulement d'un plan d'action
Pendant son déroulement, un plan d'action prend différents états. Le passage d'un état à un autre est soumis à l'intervention du responsable du plan d'action ou de l'approbateur du plan d'action.
Avec Hopex Business Process Analysis, des actions peuvent être créées tant que le plan d'action n'est pas fermé.
Après avoir renseigné les caractéristiques d'un nouveau plan d'action, le créateur Envoie le plan d'action à un utilisateur défini comme “Approbateur”.
L'utilisateur désigné “Approbateur” du plan d'action peut : Rejeter le plan d'action ou le Démarrer.
Quand les actions du plan d'action sont terminées, l'utilisateur “Responsable” est chargé de Terminer le plan d'action.
Enfin, après avoir consulté les rapports de suivi du plan d'action, l'utilisateur “Approbateur” peut : Fermer le plan d'action ou le Rouvrir, pour des actions complémentaires.
Préparer le suivi de l'avancement d'un plan d'action
L'avancement d'un plan d'action est défini à des dates périodiques par le responsable du plan d'action.
Hopex Business Process Analysis offre une possibilité de relancer régulièrement le responsable du plan d'action par mail pour qu'il indique l'avancement du plan d'action.
Gérer les actions avec Hopex Business Process Analysis
Avec Hopex Business Process Analysis, le Responsable du plan d'action doit définir les actions relatives à la mise en œuvre du plan d'action et les affecter.
Une action est incluse dans un plan d'action et représente une transformation ou un traitement dans une organisation ou un système.
Pour que des actions puissent être créées, le plan d'action doit être dans le statut “En cours”, c'est à dire qu'il doit avoir été validé par l'utilisateur défini comme “Approbateur”.
Pour plus de détails sur la gestion des actions, voir Gérer les actions.