Renseigner les informations du plan d'action
Avant de proposer un plan d'action pour approbation, le créateur du plan d'action doit compléter les informations sur le plan d'action.
Pour mettre à jour les champs qui caractérisent un plan d'action :
Ouvrez la page de propriétés Caractéristiques du plan d'action qui vous intéresse.Plusieurs sections apparaissent.
Caractéristiques générales
Dans la section Caractéristiques, vous pouvez renseigner les champs suivants :
• Nom
• Priorité : permet d'indiquer le niveau de priorité du plan d'action. Les valeurs possibles sont :
• “Basse”,
• “Moyenne”,
• “Élevée” ou
• “Critique”.
• Statut du plan d'action : mis à jour automatiquement en fonction de l'avancement du plan d'action.
Pour plus d'information sur les différents statuts d'un plan d'action, voir Déroulement d'un plan d'action.• Propriétaire :est l'utilisateur chargé de soumettre un nouveau plan d'action à l'approbateur et de proposer la fermeture d'un plan d'action dont les actions sont fermées.
Pour plus d'information sur les tâches attendues du “Propriétaire” d'un plan d'action, voir Déroulement d'un plan d'action.• Entité propriétaire : permet de restreindre la liste des utilisateurs propriétaires.
• Approbateur : utilisateur responsable de valider la mise en œuvre et la fermeture d'un plan d'action.
Pour plus d'information sur les tâches attendues de l''approbateur d'un plan d'action, voir Déroulement d'un plan d'action.• Origine : permet de définir le contexte de réalisation du plan d'action :
• “Audit”,
• “Conformité”,
• “Evénement”,
• “Risque”, “RFC”
• “Autres”.
• Catégorie permet de préciser l'action engagée, par exemple: “Amélioration des processus”.
• Nature : permet de définir la nature “Préventive” ou “Corrective” du plan d'action engagé.
• Description : permet d'apporter un complément d'information sur le plan d'action et ses caractéristiques.
• Tags
• Moyens : description textuelle des moyens nécessaires /souhaités pour l'exécution du plan d'action.
• Calendrier de pilotage : permet de relier au plan d'action un calendrier de pilotage existant.
Un calendrier de pilotage permet de réaliser des actions récurrentes à dates d'échéance prédéfinies. Il peut être utilisé par exemple pour envoyer des rappels périodiques aux responsables d'un plan d'action afin qu'ils puissent en renseigner l'avancement. Il est également possible d'utiliser un calendrier de pilotage pour déclencher automatiquement des sessions d'évaluation à intervalles réguliers. Pour plus d'information sur l'utilisation d'un calendrier de pilotage, voir Les rapports sur les plans d'action.Analyse financière
Dans la section Analyse financière, vous pouvez donner les informations financières qui permettent de suivre le coût du plan d'action.
• Coût prévu : estimation du coût du plan d'action exprimé dans la devise courante.
• Coût réel : coût réel du plan d'action exprimé dans la devise courante.
• Coût prévu (Jours-Homme) : estimation exprimée en jours-homme de la charge nécessaire à la mise en œuvre du plan d'action.
• Coût réel (Jours-Homme) : charge exprimée en jours-homme pour la mise en œuvre du plan d'action.
Avancement du plan d'action
Dans la section Historique de l'avancement, vous pouvez définir des états d'avancement du plan d'action qui vous permettent d'assurer son suivi.
Pour plus d'information sur la gestion de l'avancement d'un plan d'action, voir Spécifier l'état d'avancement d'un plan d'action.Facteurs de succès
Dans la section Facteurs de succès et résultat, vous pouvez renseigner de manière textuelle des indicateurs de succès qui permettent de juger de la réussite du plan d'action.
• Facteurs de succès clés : information textuelle sur les facteurs de réussite du plan d'action.
• Résultat : information sur le résultat du plan d'action :
• “Non connu”,
• “Echec”
• “Succès”
• Commentaires concernant le résultat : information textuelle sur les résultats du plan d'action.
Périmètre
Vous pouvez associer des objets à ce plan d'action pour positionner un plan d'action dans son environnement.
En fonction des produits dont vous disposez, vous pouvez relier des objets de type :
• risque,
• processus organisationnel,
• processus métier,
• contrôle,
• entité,
• application,
• technologie logicielle,
• point de contact,
• problème
• actifs de données.
Jalons
Les jalons sont des dates importantes du plan d'action. Vous pouvez renseigner ces dates a posteriori.
• Date de début planifiée et Date de début réelle,
• Date de fin planifiée et Date de fin réelle.
Pièces jointes
Vous pouvez joindre des documents métier à un plan d'action.
Pour plus de détails sur l'utilisation des documents métier, voir le guide HOPEX Common Features.