Annexe: Workflows de plan d'action
Deux workflows sont proposés pour gérer les différentes étapes d'un plan d'action :
• Un workflow Bottom-up, qui correspond au cas dans lequel un plan d'action est créé par un utilisateur, par exemple un propriétaire de traitement. Ici le nouveau plan d'action doit être validé par un approbateur avant de pouvoir être mis en œuvre.
• Un workflow Top-down, qui correspond au cas dans lequel un plan d'action est créé par un gestionnaire de plan d'action, par exemple un DPO.
Workflow de plan d'action Bottom-up
Créer un plan d'action
Lorsqu'un propriétaire d'activité/d'application crée un plan d'action, le plan d'action se trouve dans l'état « A envoyer ».
Par défaut, le créateur du plan d'action est le Propriétaire. Après avoir spécifié les caractéristiques du plan d'action, le créateur peut :
• Proposer le plan d'action.
Dans ce cas, l'utilisateur défini comme « Approbateur » reçoit un email, et le nouveau plan d'action apparaît avec le statut « A démarrer » dans sa liste de tâches.
Si vous avez modifié le nom de l'approbateur (qui est par défaut le créateur), vous devez Ré-assigner l'approbateur à partir du menu contextuel du plan d'action.
Préparer le plan d'action
L'approbateur peut :
• Valider après le passage du plan d'action en statut « En cours ». Des actions peuvent alors être créées. Pour plus de détails, voir Gérer les actions.
• Annuler le plan d'action, qui prend alors le statut « Annulé ».
Exécuter le plan d'action
Après avoir exécuté les actions du plan, le propriétaire peut :
• Terminer le plan d'action, qui prend le statut « Fermé ». Pour ce faire, toutes les actions du plan d'action doivent être terminées. Pour plus de détails, voir Gérer les actions.
L'approbateur est notifié de la demande de fermeture du plan d'action.
Fermer le plan d'action
Après avoir consulté les rapports de suivi du plan d'action, l'approbateur peut :
• Fermer le plan d'action, qui maintient son statut à « Fermé » mais qui disparaît de la liste des tâches du créateur, approbateur et propriétaire.
• Rouvrir le plan d 'action, pour ajouter des actions. Le plan d'action reprend alors le statut « en cours ».
Workflow de plan d'action "top-down"
Workflow d'action
Les notifications sont envoyées par le créateur à l'utilisateur responsable :
• lorsqu'une action est assignée à un utilisateur
• lorsqu'une action est fermée.