Déroulement d'un plan d'action
Pendant son déroulement, un plan d'action passe par différents états. Le passage d'un état à un autre est soumis à l'intervention de différents intervenants.
La gestion du déroulement d'un plan d'action et des actions associées est géré par des workflows.
Deux workflows sont proposés pour gérer les différentes étapes d'un plan d'action :
• Un workflow Bottom-Up qui correspond au cas où le plan d'action est créé par un utilisateur quelconque. Le nouveau plan d'action doit être validé par un approbateur avant d'être mis en œuvre.
• Un workflow Top-Down qui correspond au cas où le plan d'action est créé par un “gestionnaire de plan d'action”.
Un troisième workflow est proposé pour gérer les actions relatives à l'exécution du plan d'action.
Workflow du plan d'action Bottom-up
Le workflow Bottom-Up correspond au cas où le plan d'action est créé par un utilisateur quelconque.
La création du plan d'action
Lorsque que le plan d'action est créé, il est dans le statut “A soumettre”.
Par défaut, le créateur du plan d'action est Propriétaire du Plan d'action. Après avoir renseigné les caractéristiques d'un nouveau plan d'action, le créateur peut :
• Proposer le plan d'action.
Dans ce cas, l'utilisateur défini comme “Approbateur” reçoit un mail de notification et le nouveau plan d'action apparaît avec le statut “A démarrer” dans la liste des tâches de l'Approbateur.
La préparation du plan d'action
L'utilisateur désigné “Approbateur” du plan d'action peut :
• Valider le plan d'action qui prend le statut “En cours”. Des actions peuvent ainsi être créées. Pour plus de détails, voir Gérer les actions.
• Annuler le plan d'action qui prend le statut “Annulé”.
L'exécution du plan d'action
Après l'exécution des actions relatives au plan d'action, l'utilisateur “Propriétaire” peut :
• Terminer le plan d'action qui prend le statut “Fermé”. Pour cela, l'ensemble des actions du plan d'action doivent être terminées. Pour plus de détails, voir Gérer les actions.
L'utilisateur “Approbateur” est notifié de la demande de fermeture du plan d'action.
La fermeture du plan d'action
Après avoir consulté les rapports de suivi du plan d'action, l'utilisateur “Approbateur” peut :
• Fermer le plan d'action qui conserve le statut “Fermé” et disparaît de la liste des tâches du créateur, de l'approbateur et du propriétaire.
• Rouvrir, pour des actions complémentaires. Le plan d'action reprend le statut “En cours”.
Workflow du plan d'action Top-Down
Le workflow Top-Down correspond au cas où le plan d'action est créé par un “gestionnaire de plan d'action”.
La création du plan d'action
Lorsque que le plan d'action est créé, il est dans le statut “A envoyer”.
Par défaut, le créateur du plan d'action est Responsable du Plan d'action. Après avoir renseigné les caractéristiques d'un nouveau plan d'action, le créateur peut :
• Envoyer le plan d'action.
Dans ce cas, l'utilisateur défini comme “Approbateur” reçoit un mail de notification et le nouveau plan d'action apparaît avec le statut “A démarrer” dans la liste des tâches de l'Approbateur.
La préparation du plan d'action
L'utilisateur désigné “Approbateur” du plan d'action peut :
• Démarrer le plan d'action qui prend le statut “En cours”. Des actions peuvent ainsi être créées. Pour plus de détails, voir Gérer les actions.
• Rejeter le plan d'action qui reprend le statut “A envoyer”.
L'exécution du plan d'action
Après l'exécution des actions relatives au plan d'action, l'utilisateur “Responsable” peut :
• Terminer le plan d'action qui prend le statut “Terminé”. Pour cela, l'ensemble des actions du plan d'action doivent être terminées. Pour plus de détails, voir Gérer les actions.
L'utilisateur “Approbateur” est notifié de la demande de fermeture du plan d'action.
La fermeture du plan d'action
Après avoir consulté les rapports de suivi du plan d'action, l'utilisateur “Approbateur” peut :
• Fermer le plan d'action qui conserve le statut “Fermé” et disparaît de la liste des tâches du créateur, de l'approbateur et du propriétaire.
• Rouvrir, pour des actions complémentaires. Le plan d'action reprend le statut “En cours”.
Workflow d'une action
L'exécution d'un plan d'action est réalisée par l'exécution des actions qui lui sont attachées.
Des actions peuvent ainsi être créées dés que le plan d'action prend le statut “En cours”.
Quand toutes les actions d'un plan d'action ont été publiées et acceptées, le plan d'action peut être mis en œuvre.
Le plan d'action ne peut prendre le statut “Terminé” que si l'ensemble des actions qui lui sont attachées sont terminées.
La création d'une action
Lorsque qu'une action est créé, elle est dans le statut “Créée”.
Par défaut, le créateur de l'action est “Responsable” de l'action. Après avoir renseigné les caractéristiques de l'action, le créateur peut déclarer l'action En projet. Ainsi, l'utilisateur défini comme “Approbateur du plan d'action” reçoit un mail de notification et la nouvelle action apparaît avec le statut “En projet” dans la liste des tâches de l'Approbateur.
La préparation d'une action
Quand une action a été proposée, le “Propriétaire ou approbateur du plan d'action” ou le “Responsable” peuvent :
• Ouvrir l'action qui prend le statut “En cours”.
L'exécution d'une action
Après avoir étudié les possibilités de réalisation d'une action, l'utilisateur “Responsable” peut :
• Terminer l'action.
Une notification est envoyée à l'utilisateur défini comme “Propriétaire ou l'approbateur du plan d'action”.
La fermeture d'une action
Après avoir étudié les caractéristiques de l'action qu'il a créée, le “Propriétaire ou l'approbateur du plan d'action” peut :
• Fermer.
Dans ce cas, l'utilisateur défini comme “Responsable” reçoit une notification et l'action prend le statut “Fermé”.
• Renvoyer au responsable, pour des actions complémentaires.