Gérer les entités
Pour définir la liste des entités de votre organisation, HOPEX vous permet de saisir l'organigramme de l'entreprise.
Accéder aux entités de l'organisation
Pour accéder aux différentes entités de l'organisation :
Dans la barre de navigation, sélectionnez Processus > Par entités.La liste des entités composant l'organisation s'affiche.
La liste des entités détenues par une entité est accessible dans la page de propriétés de l'entité, dans la section Sous-Entités.Créer une entité
Pour créer une entité :
2. Cliquez sur Nouveau.
Créer une sous-entité
Pour créer une sous-entité :
1. Voir Créer une entité.
2. Déplacez-là sous l'entité mère via un glisser-déposer dans l'arborescence.
Définir les caractéristiques générales d'une entité
Dans la fenêtre de propriétés d'une entité, vous pouvez préciser :
• son Niveau au sein de l'organisation :
• Division
• Département
• Service.
• son Statut :
• Actif
• Inactif
• son Type :
• Fournisseur
Le Fournisseur est nécessairement une entité "Externe".• Institution
• Société
• Département public
• Structure
• Fonction
• Générique
• Responsable
• si l'entité est "Interne" ou "Externe"
Un Fournisseur est un exemple d'entité Externe.• son Code
Le champ Entité mère est calculé automatiquement en fonction de la position de l'entité dans l'arbre.Spécifier les responsabilités au sein d'une entité
Vous pouvez spécifier les personnes responsables au sein de l'entité.
Vous pouvez spécifier différents rôles au sein d'une entité :
• Risk Manager : personne chargée de la gestion des risques qui ont un impact sur l'entité
• Correspondant Risque : personne chargée de répondre aux questionnaires d'évaluation concernant les risques reliés à cette entité.
Vous pouvez définir plusieurs correspondants Risque sur une même entité.• Correspondant Contrôle : personne chargée de répondre aux questionnaires d'évaluation concernant les contrôles reliés à cette entité.
Vous pouvez définir plusieurs correspondants Contrôle sur une même entité.• Approbateur d'incident : personne chargée de l'approbation des incidents qui ont un impact sur l'entité.
• Déclarant d'incident : Le déclarant d'incident est responsable de la création d'incidents de son périmètre.
Pour plus de détails, voir Le processus de gestion d'un incident.Le déclarant d'incident spécifié ici n'aura pas besoin de spécifier une entité de rattachement lorsqu'il sera amené à déclarer un incident.• Membre de l'organisation : ce rôle permet d'affecter un utilisateur à une entité.
Exemple de cas d'utilisation : faire apparaître un utilisateur dans l'organigramme, spécifier des contacts pour un fournisseur.
Pour spécifier une responsabilité, par exemple un Correspondant Risque :
1. Dans la fenêtre de propriétés de l'entité concernée, dépliez la section Responsabilités.
2. Dans l'onglet Correspondant Risque, cliquez sur Nouveau pour définir une nouvelle responsabilité.
3. Sélectionnez une personne et cliquez sur OK.
Définir le périmètre d'une entité
Une entité peut être reliée à différents type d'objets.
Une page correspondant aux types d'objet suivants est disponible dans la page de propriétés de l'entité :
• Risques, dont la gestion est confiée à l'entité.
Pour plus de détails, voir Gérer les risques.• Contrôles, dont la gestion est confiée à l'entité.
Pour plus de détails, voir Gérer les contrôles.• Incidents
• Plans d'action
Une section correspondant aux types d'objet suivants est disponible dans la page Caractéristiques des propriétés de l'entité :
• Entités : vous pouvez spécifier l'entité responsable d'un service ou d'une direction ainsi que la dépendance fonctionnelle entre deux entités.
• Processus pour lesquels l'entité intervient.
Pour plus de détails, voir Gérer les catégories de processus et processus.• Objectifs assignés à l'entité.
Pour plus de détails, voir L'environnement stratégique.• Lignes métier pour lesquelles l'entité intervient.
Pour plus de détails, voir Gérer les lignes métier.