Une Instance de workflow est l'objet créé lorsqu'un workflow est démarré. Sa définition est donnée par la définition de workflow associée. L'instance de workflow assure l'enchaînement des opérations permettant de réaliser le travail correspondant en gérant la succession des Statut de workflow.

Un Statut de workflow courant est déterminé pour l'Instance de workflow à un instant donné et pour une Personne (Système) donnée. Les Transition de workflow sortant du Statut de workflowcourant peuvent être déclenchées par cette Personne (Système) pour signifier qu'elle a réalisé l'opération correspondante attendue.