Utiliser les plans d'action
Ce chapitre introduit les principes de fonctionnement des plans d'action proposés en standard.
Deux workflows sont proposés pour gérer les étapes de deux types de déroulements de plan d'action :
• Un workflow Bottom-Up qui correspond au cas où le plan d'action est créé par un utilisateur quelconque. Le nouveau plan d'action doit alors être validé par un approbateur avant d'être mis en œuvre.
• Un workflow Top-Down qui correspond au cas où le plan d'action est créé par un responsable (Gestionnaire de plan d'action ou propriétaire de plan d'action). L'étape de validation du nouveau plan d'action n'est pas nécessaire dans ce cas.
Créer un plan d'action
Pour créer un plan d'action :
1. Cliquez sur Accueil > Mon bureau > Mes responsabilités > Mes Plans d'action.
2. Dans la zone d'édition, cliquez sur le bouton Nouveau.
Un plan d'action est créé et ajouté à votre liste de plans d'action. Il est créé avec le statut "Ouvert".
Compléter les informations du plan d'action
Avant de proposer le plan d'action pour approbation, le demandeur du plan d'action peut compléter les informations sur le plan d'action.
Pour mettre à jour les champs qui caractérisent un plan d'action :
Ouvrez la page de propriétés du plan d'action qui vous intéresse.Dans l'onglet Caractéristiques, les sections suivantes apparaissent :
Caractéristiques générales
Dans la section Caractéristiques, vous pouvez renseignez les champs du plan d'action, par exemple :
• Nom : nom du plan d'action
• Propriétaire : ce champ est renseigné par défaut par l'utilisateur qui crée le plan d'action.
• Entité propriétaire : permet de restreindre la liste des utilisateurs propriétaires.
• Approbateur : utilisateur responsable de la validation du plan d'action quand toutes les actions sont terminées.
• Moyens : description textuelle des moyens nécessaires /souhaités pour l'exécution du plan d'action.
• Priorité : permet d'indiquer un niveau. La priorité peut être : "Basse", "Moyenne", "Elevée" ou "Critique".
• Niveau organisationnel : objectif final du plan ; il peut être "Global" ou "Local".
• Origine : permet de définir le contexte de réalisation du plan d'action : "Audit", "Conformité", "Evénement", "Risque", "RFC" ou "Autres".
• Catégorie : permet de préciser l'action engagée, par exemple: "Amélioration des processus".
• Nature : permet de définir la nature du plan d'action engagé : "Préventif" ou "Correctif".
• Commentaires : permet d'apporter un complément d'information sur le plan d'action et ses caractéristiques.
Statuts du plan d'action
• A envoyer : proposé par le créateur du plan d'action.
• A démarrer : accepté par la personne désignée comme "approbateur" dans les propriétés du plan d'action.
• Annulé : le responsable du plan d'action a refusé le plan d'action qui ne sera pas mis en œuvre.
• En cours : accepté par le responsable du plan d'action ; les actions sont définies ou en cours de réalisation.
• Terminé : l'ensemble des actions du plan d'action sont réalisées. Le responsable l'a soumis la demande de fermeture à l'approbateur qui peut soit l'accepter, soit la refuser.
• Fermé : le plan d'action est terminé et approuvé.
Analyse financière
• Coût prévu : estimation du coût du plan d'action exprimée dans la Devise.
• Coût réel : coût réel du plan d'action exprimé dans la Devise.
• Coût prévu (Jours-Homme) : estimation exprimée en jours-homme de la charge nécessaire à la mise en œuvre du plan d'action.
• Coût réel (Jours-Homme) : charge exprimé en jours-homme pour la mise en œuvre du plan d'action.
Facteurs de succès
Dans la section Facteurs clés de succès, vous pouvez renseigner de manière textuelle des indicateurs de succès qui permettront de juger de la réussite du plan d'action.
• Facteurs de succès clés : information textuelle sur les facteurs de réussite du plan d'action.
• Succès : information sur la réussite finale du plan d'action : "Aucun", "succès" ou "échec"
• Commentaires sur le succès : information textuelle sur les résultats du plan d'action.
Périmètre
Pour positionner un plan d'action dans son environnement, vous pouvez associer des objets à ce plan d'action dans la section Périmètre.
Vous pouvez relier des objets de type risques, processus métier et organisationnels, contrôles, entités, ou application.
Jalons
Les jalons sont des dates importantes du plan d'action. Vous pouvez renseigner ces dates a posteriori.
• Date de début effective et Date de début prévisionnelle,
• Date de fin effective et Date de fin prévisionnelle.
Pièces jointes
Vous pouvez attacher des documents métier à un plan d'action.
Pour plus de détails sur l'utilisation des documents métier, voir le guide HOPEX Common Features.Les étapes du déroulement d'un plan d'action
La création du plan d'action
Lorsque que le plan d'action est créé, il est dans le statut "A soumettre".
Par défaut, le créateur du plan d'action est propriétaire du Plan d'action. Après avoir renseigné les caractéristiques d'un nouveau plan d'action, le créateur peut :
• Proposer le plan d'action.
Dans ce cas, l'utilisateur défini comme "Approbateur" reçoit un mail de notification et le nouveau plan d'action apparaît avec le statut "A démarrer" dans la liste des tâches de l'Approbateur.
La préparation du plan d'action
L'utilisateur désigné "Approbateur" du plan d'action peut Valider ou Annuler le plan d'action.
• Valider : le plan d'action prend le statut "En cours". Des actions peuvent ainsi être créées.
• Annuler : le plan d'action prend le statut "Annulé".
L'exécution du plan d'action
Après avoir exécuté les actions relatives au plan d'action, l'utilisateur "Propriétaire" peut :
• Terminer le plan d'action, qui prend le statut "Fermé". Pour cela, l'ensemble des actions du plan d'action doivent être terminées.
L'utilisateur "Approbateur" est notifié de la demande de fermeture du plan d'action.
La fermeture du plan d'action
Après avoir consulté les rapports de suivi du plan d'action, l'utilisateur "Approbateur" peut Fermer ou Rouvrir le plan d'action.
• Fermer : le plan d'action conserve le statut "Fermé" et disparaît de la liste des tâches du créateur, de l'approbateur et du propriétaire.
• Rouvrir : des actions complémentaires peuvent être créées. Le plan d'action reprend le statut "En cours"