Les workflows d'un plan d'action
Deux workflows sont proposés pour gérer les différentes étapes d'un plan d'action :
• Un workflow Bottom-Up qui correspond au cas où le plan d'action est créé par un utilisateur quelconque. Le nouveau plan d'action doit alors être validé par un approbateur avant d'être mis en oeuvre.
• Un workflow Top-Down qui correspond au cas où le plan d'action est créé par un "gestionnaire de plan d'action". L'étape de validation du nouveau plan d'action n'est pas nécessaire dans ce cas.
A l'exception de l'étape de validation du plan d'action, ces deux workflows sont identiques. Le workflow Bottom-Up est décrit ici puisqu'il est plus complet.
Les étapes du déroulement d'un plan d'action défini en Bottom Up
La création du plan d'action
Lorsque que le plan d'action est créé, il est dans le statut "A soumettre".
Par défaut, le créateur du plan d'action est propriétaire du Plan d'action. Après avoir renseigné les caractéristiques d'un nouveau plan d'action, le créateur peut :
• Proposer le plan d'action.
Dans ce cas, l'utilisateur défini comme "Approbateur" reçoit un mail de notification et le nouveau plan d'action apparaît avec le statut "A démarrer" dans la liste des tâches de l'Approbateur.
La préparation du plan d'action
L'utilisateur désigné "Approbateur" du plan d'action peut :
• Valider le plan d'action qui prend le statut "En cours". Des actions peuvent ainsi être créées. Pour plus de détails, voir Gérer les actions.
• Annuler le plan d'action qui prend le statut "Annulé".
L'exécution du plan d'action
Après avoir exécuté les actions relatives au plan d'action, l'utilisateur "Propriétaire" peut :
• Terminer le plan d'action qui prend le statut "Fermé". Pour cela, l'ensemble des actions du plan d'action doivent être terminées. Pour plus de détails, voir Gérer les actions.
L'utilisateur "Approbateur" est notifié de la demande de fermeture du plan d'action.
La fermeture du plan d'action
Après avoir consulté les rapports de suivi du plan d'action, l'utilisateur "Approbateur" peut :
• Fermer le plan d'action qui conserve le statut "Fermé" et disparaît de la liste des tâches du créateur, de l'approbateur et du propriétaire.
• Rouvrir, pour des actions complémentaires. Le plan d'action reprend le statut "En cours"
Les workflows d'un plan d'action
Les étapes du processus de gestion d'un plan d'action sont décrites dans le paragraphe Les étapes du déroulement d'un plan d'action.
Le diagramme de workflow introduit :
• les intervenants
• le "Créateur", qui valide aussi la fermeture du plan d'action
• Le "Propriétaire", qui est responsable de la réalisation des actions du plan d'action
• L'"Approbateur", qui est responsable du périmètre couvert par le plan d'action.
• les statuts du workflow du plan d'action ainsi que les transitions prévues d'un statut à l'autre
• les notifications prévues sur certaines transitions.
Workflow du plan d'action Top-Down
Workflow du plan d'action Bottom-up
Les mails du workflow d'un plan d'action
Plan d'action à valider
De | Créateur |
A | Approbateur |
Sujet | Plan d'action à valider - [Nom du Plan d'action] |
Contenu | Cher monsieur, madame, Veuillez valider le plan d'action soumis par [Nom Créateur Plan d'action] . Pour accéder à l'application et réaliser votre tâche, cliquez ici. Commentaire : [Commentaire] Cet e-mail a été envoyé automatiquement par MEGA HOPEX. |
Plan d'action à revoir
De | Approbateur |
A | Créateur |
Sujet | Plan d'action à revoir - [Nom du Plan d'action] |
Contenu | Cher monsieur, madame, Ce plan d'action est à revoir [Nom du Plan d'action]. Veuillez accéder à l'application pour plus de détail en cliquant ici. Commentaire : [Commentaire] Cet e-mail a été envoyé automatiquement par MEGA HOPEX. |
Plan d'action validé
De | Approbateur |
A | Propriétaire |
Sujet | Plan d'action validé - [Nom du Plan d'action] |
Contenu | Cher monsieur, madame, Le plan d'action [Nom du Plan d'action] a été validé. Merci pour votre collaboration. Commentaire : [Commentaire] Cet e-mail a été envoyé automatiquement par MEGA HOPEX. |
Plan d'action à fermer
De | Propriétaire |
A | Approbateur |
Sujet | Plan d'action à fermer - [Nom du Plan d'action] |
Contenu | Cher monsieur, madame, Le plan d'action suivant a été terminé et peut être fermé [Nom du Plan d'action]. Veuillez accéder à l'application pour plus de détail en cliquant ici. Commentaire : [Commentaire] Cet e-mail a été envoyé automatiquement par MEGA HOPEX. |
Plan d'action ré ouvert
De | Approbateur |
A | Propriétaire |
Sujet | Plan d'action ré ouvert - [Nom du Plan d'action] |
Contenu | Cher monsieur, madame, Le plan d'action suivant doit être finalisé de nouveau [Nom du Plan d'action]. Veuillez accéder à l'application pour plus de détail en cliquant ici. Commentaire : [Commentaire] Cet e-mail a été envoyé automatiquement par MEGA HOPEX.. |
Plan d'action fermé
De | Approbateur |
A | Propriétaire |
Sujet | Plan d'action fermé - [Nom du Plan d'action] |
Contenu | Cher monsieur, madame, Le plan d'action [Nom du Plan d'action] a été fermé. Merci pour votre collaboration. Commentaire : [Commentaire] Cet e-mail a été envoyé automatiquement par MEGA HOPEX. |