Gérer les questionnaires
Un questionnaire d'évaluation est une liste de questions portant sur un objet particulier et adressée à des utilisateurs.Vous pouvez être amené à répondre à des questionnaires concernant :
• les contrôles (dans le cadre du contrôle interne)
• les exigences (dans le cadre de la gestion de la conformité)
Accéder aux questionnaires
Pour accéder aux questionnaires :
2. Dans la page d'accueil de votre bureau Explorer, cliquez sur Mes questionnaires.
Dans la page qui s'affiche, les questionnaires sont classés comme suit :
• Mes questionnaires
• Questionnaires en retard
• Mes check-lists d'exécution de contrôles
Les check-lists sont des questionnaires dédiés à la solution HOPEX Internal Control et utilisés dans le cadre de l'exécution des contrôles. Voir Remplir des check-lists d'évaluation.Répondre à un questionnaire
Pour remplir un questionnaire :
1. Voir Accéder aux questionnaires.
2. Sélectionnez le questionnaire qui vous intéresse et cliquez sur Afficher le questionnaire.
3. Sélectionnez tour à tour les questions et répondez-y dans la partie inférieure de la fenêtre.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Fermez la fenêtre d'affichage du questionnaire.
6. Cliquez sur le questionnaire dans la liste des questionnaires et sélectionnez Questionnaire d'évaluation (A remplir) > Soumettre les réponses.
Après avoir consulté le contenu d'un questionnaire, vous pouvez en tant que répondant :
• Fermer le questionnaire sans y répondre.
• Demander le transfert du questionnaire vers un autre répondant
• Déléguer à une autre personne tout ou partie d'un questionnaire
• Accepter le questionnaire et y répondre
A partir du menu contextuel du questionnaire vous pouvez :
• déléguer tout ou partie d'un questionnaire à une tierce personne (si par exemple vous n'êtes pas la personne la plus apte à répondre à certaines questions).
• Faire une demande de transfert
• Fermer un questionnaire
Après avoir coché les cases appropriées, plusieurs choix sont proposés au répondant :
• Enregistrer : pour enregistrer les réponses apportées sans les envoyer immédiatement ; ceci permet de revenir au questionnaire pour le compléter a posteriori.
• Soumettre les réponses pour validation.
Il est possible d'ouvrir et de fermer un questionnaire plusieurs fois avant de le soumettre.Remplir des check-lists d'évaluation
Des contrôles sont effectués périodiquement par les responsables de processus, pour vérifier que les processus opérationnels se sont bien déroulés et que leurs résultats sont conformes aux attentes.
En tant qu'utilisateur métier, vous devez pouvoir a accéder à ces contrôles, présentés sous forme de ckeck-lists.
Les check-lists sont des cas particuliers de questionnaires.Pour remplir les check-lists qui vous sont adressées :
1. Dans la page d'accueil de votre bureau Explorer, cliquez sur Mes check-lists d'exécution de contrôle.
2. Cliquez sur Editer.
3. Sélectionnez un élément de la liste et cliquez sur Afficher les check-lists.
4. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez un objet à évaluer et dans le cadre inférieur, répondez aux questions de la check-list.
5. Sélectionnez un autre objet à évaluer et répondez aux questions.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
7. Une fois que vous avez répondu à toutes les questions, dans le menu contextuel de la check-list, cliquez sur Questionnaire d'évaluation automatique (A remplir) > Terminer.
Vous pouvez modifier vos réponses tant que vous n'avez pas cliqué sur Terminer dans le menu contextuel de la check-list.Si vous recevez un questionnaire par erreur, vous pouvez demander au responsable de la session de transférer le questionnaire à une autre personne.
Pour faire une demande de transfert :
Cliquez sur l'icône d'un questionnaire et sélectionnez Questionnaire d'évaluation (A remplir) > Demande de transfert.Le questionnaire passe au statut "A réassigner".
Un responsable est notifié par e-mail et doit réassigner le questionnaire à une autre personne.
Pour plus de détails sur l'exécution des contrôles, voir Exécuter les contrôles dans la documentation HOPEX Internal Control.