Envoyer la lettre de notification
Après avoir complété les renseignements nécessaires à la réalisation de la mission, le directeur d’audit peut envoyer une lettre de notification afin d’informer les personnes qui vont être auditées durant la mission d'audit.
L’envoi d’une lettre de notification n’est pas incluse dans le workflow. Elle précède la prochaine étape du workflow qui consiste à publier la mission. Voir
"Publier une mission d’audit".
Créer la lettre de notification
Pour créer la lettre de notification de la mission :
1. Cliquez sur l’icône de la mission.
Son menu contextuel apparaît.
2. Cliquez sur le bouton Livrables > Lettre de notification.
Un message vous demande si vous souhaitez ouvrir ou enregistrer le fichier.
Le document présente le commentaire saisi dans les caractéristiques de la mission.
Une fois le document enregistré, vous pouvez l’ouvrir et le modifier. Vous pouvez également le relier à la mission en tant que document métier, sous la catégorie des Lettres de notification.
Relier la lettre de notification à la mission
Le fichier est généré à partir du contenu de la mission mais n’est pas relié par défaut à la mission.
Pour relier la lettre de notification à la mission et en faire ainsi un document métier :
1. Ouvrez les propriétés de la mission.
2. Cliquez sur la page Documents.
3. Cliquez sur le bouton Nouveau.
La fenêtre Création d’un document métier apparaît.
4. Indiquez le nom du document métier.
5. Dans Emplacement du fichier, cliquez sur le bouton Parcourir.
La fenêtre Emplacement du fichier apparaît.
6. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier.
7. Cliquez sur Upload.
8. Dans la fenêtre de création du document, dans Modèle de document, sélectionnez "Lettre de notification".
9. Cliquez sur OK.
Le document apparaît dans la liste des documents attachés à la mission.
