Établir un constat d’audit
L’objectif de l’audit est d’établir pour une organisation et à un instant donné un constat de conformité d’un système par rapport à des critères d’audit déterminés.
Des écarts par rapport à ces critères d’audit peuvent être détectés. Il convient dans ce cas de consigner ces écarts dans un constat d’audit.
Le constat d’audit doit refléter de manière précise et honnête les activités de l’audit, les obstacles rencontrés au cours de l’audit, les avis divergents entre auditeurs et audités, les questions non résolues.
Le constat d’audit peut signaler :
• un point fort (une conformité)
• un point faible (une non-conformité).
Les constats d’audit sont les résultats de l’évaluation des preuves d’audit recueillies, par rapport aux critères d’audit. Les constats d’audit peuvent indiquer la conformité ou la non-conformité aux critères d’audit, ou des opportunités d’amélioration (source ISO 19011: 2011).
Créer un constat d’audit
Les constats sont accessibles à partir des activités d’audit.
Pour créer un constat :
1. Ouvrez l’arbre de votre programme de travail.
2. Cliquez sur l’activité concernée et sélectionnez Nouveau > Constat.
Le constat apparaît dans l’arbre du programme de travail, ainsi que dans les propriétés de l’activité.
3. Sélectionnez le constat dans l’arbre du programme pour voir apparaître ses propriétés.
Dans les propriétés vous pouvez indiquer :
• le Type de constat (point fort ou point faible)
• une Description détaillée de votre constat
• l’analyse causale si le constat est un point faible
4. Cliquez sur Enregistrer.
Enregistrer les preuves d’audit
Vous pouvez lier des documents pour appuyer votre constat.
Pour ajouter un document en pièce jointe :
1. Dans la page des propriétés d’un constat, dépliez la section Pièces jointes.
2. Cliquez sur Nouveau.
La fenêtre de création d’un document métier apparaît.
Un document métier est un document dont le contenu est indépendant du référentiel HOPEX. Ce document peut être un fichier MS Word, MS Powerpoint ou autres. Un rapport (MS Word) généré sur un objet peut devenir un document métier.
3. Indiquez le nom du document métier.
4. Dans Emplacement du fichier, cliquez sur le bouton Parcourir.
La fenêtre Emplacement du fichier apparaît.
5. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier.
6. Cliquez sur Upload.
7. Cliquez sur OK.
Le document apparaît dans la liste des documents attachés au constat. Il est détenu par la mission d’audit du constat ; vous pouvez donc le voir apparaître également dans la page Documents de la mission d’audit.