Établir un constat
L’objectif est d’établir pour une organisation et à un instant donné un constat de conformité d’un système par rapport à des critères déterminés.
Des écarts par rapport à ces critères peuvent être détectés. Il convient dans ce cas de consigner ces écarts dans un constat d’audit.
Le constat doit refléter de manière précise et honnête les activités de la mission de conformité, les obstacles rencontrés, les questions non résolues.
Créer un constat d’audit
Les constats sont accessibles à partir des activités de conformité.
Pour créer un constat :
1. Ouvrez la page d’une activité de conformité.
2. Cliquez sur l’onglet Caractéristiques.
3. Dans la section Constats, cliquez sur Nouveau.
4. Saisissez le nom du constat.
Pour définir les propriétés du constat :
1. Ouvrez la page de propriétés du constat.
2. Cliquez sur l’onglet Caractéristiques
3. Saisissez une Description détaillée de votre constat.
4. Spécifiez l’Analyse des causes.
5. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.
Enregistrer les preuves de conformité
Vous pouvez relier des documents métiers pour appuyer votre constat.
Les documents métiers sont des documents initialement externes, mais qui sont stockés et gérés par MEGA.
Pour plus de détails, voir le chapitre "Utiliser les documents métier" du guide
MEGA Common Features.
Pour ajouter un document métier en pièce jointe du constat :
1. Dans les propriétés d’un constat, sélectionnez le sous-onglet Général > Documents, puis cliquez sur Nouveau.
L’assistant de création d’un document métier apparaît.
2. Indiquez le nom du document métier.
3. Dans
Emplacement du fichier, cliquez sur le bouton
et sélectionnez le fichier.
Le contrôleur doit stocker ses pièces jointes dans le dossier des pièces jointes créé lors de l’installation de
HOPEX Regulatory Compliance. Un raccourci est posé à cet effet sur le bureau.
4. Sélectionnez le Modèle de document "Preuves d’audit".
5. Cliquez sur OK.