Définir le périmètre d’application
HOPEX Compliance permet de définir facilement le périmètre d’application des réglementations et exigences.
Les réglementations peuvent être reliées à des :
• entités
• processus métiers et organisationnels
Les exigences peuvent être reliées à des risques. En effet une même exigence peut être évaluée dans le cadre de contextes différents.
Plusieurs outils de contextualisation sont mis à votre disposition pour définir ce périmètre d’application.
Définir le périmètre d’application via une matrice
Le Manager de conformité doit pouvoir relier facilement les réglementations et exigences à des processus / entités / risques.
Pour relier les objets entre eux, vous disposez de plusieurs matrices.
Pour accéder aux matrice de contextualisation :
1. Dans le bureau Conformité, cliquez sur Base réglementaire > Contextualisation > Contextualisation matricielle > Réglementations par entité.
2. Cliquez sur Nouveau pour créer une matrice.
3. Cliquez sur Ajouter des lignes.
4. Dans la fenêtre de recherche qui apparaît, cliquez sur Chercher.
5. Sélectionnez les réglementations qui vous intéressent et cliquez sur OK.
6. Cliquez sur Ajouter des colonnes.
7. Utilisez l’outil de recherche de la même manière pour ajouter les entités.
8. Dans la matrice ainsi construite, cochez les cases à l’intersection des réglementations et entités qui vous intéressent.
Des liens sont établis entre ces réglementations et entités.
Pour délier une réglementation d’une entité :
Cliquez à nouveau dans la cellule concernée.
La coche verte disparaît. Le lien entre la réglementation et l’entité est supprimé.
Pour enlever une ligne / colonne :
Sélectionnez une ligne / colonne et cliquez sur le bouton
Enlever.
Vous pouvez envoyer cette matrice vers Excel.
Définir le périmètre d’application via des listes ou arborescences
Vous pouvez d’un simple glisser-déposer relier des réglementations et exigences à des :
• entités
• processus
• risques
Contextualisation à partir d’une liste
Pour contextualiser les réglementations à partir d’une liste :
1. Dans le bureau Conformité, cliquez sur Base réglementaire > Contextualisation > Contextualisation > Vue liste.
L’écran qui apparaît présente :
• à gauche, une liste de réglementations
• à droite, des arborescences d’entités / processus.
2. Faites un glisser-déposer de la réglementation désirée vers l’arborescence appropriée.
Contextualisation via des arborescences
Pour contextualiser les réglementations d’une arborescence vers une autre arborescence :
1. Dans le bureau Conformité, cliquez sur Base réglementaire > Contextualisation > Contextualisation > Vue hiérarchique.
Des arbres de réglementations classées par processus / entité apparaissent.
2. Faites un glisser-déposer d’une arborescence vers une autre arborescence.