La gestion des devises multiples
Les points suivants indiquent comment administrer les devises qui permettent de gérer les montants financiers à la fois dans la devise locale de chaque intervenant tout en conservant une devise centrale.
Le principe d’utilisation
La devise locale de l’utilisateur est une devise par défaut est définie pour chaque utilisateur de l’application. Tous les montants sont traduits dans cette devise.
La devise centrale est la devise retenue par l’entreprise comme devise de référence pour consolider les comptes. Le montant d’un incident, d’un gain ou d’une perte est calculé dans cette devise.
Le taux de change permet de calculer, dans la devise de l’utilisateur, les différents montants associés aux incidents de la base.
Définir la devise centrale
La devise qui sera utilisée pour la consolidation des montants financiers doit être précisée dés l’installation de HOPEX.
Pour définir la devise centrale :
1. Dans le dossier où HOPEX est installé, lancez "Administration.exe" et connectez-vous avec un utilisateur qui dispose de l’autorisation d’administration des données.
L’identifiant "System" permet de se connecter avec l’utilisateur "Administrator". Cet utilisateur est créé par défaut avec les droits pour administrer les référentiels. Il n’a pas de Profil (il a tous les droits) et aucun mot de passe ne lui est attribué lors de l’installation.
2. Sélectionnez l’environnement puis le référentiel sur lequel vous souhaitez travailler.
3. Faites un clic droit sur le référentiel et sélectionnez Options.
La fenêtre des options du référentiel s’ouvre.
4. Cliquez sur le dossier Installation > Devise.
La fenêtre de droite présente la liste des devises disponibles en standard.
5. Dans le champ Symbole monétaire spécifiez le symbole de votre devise de consolidation, par exemple "$".
6. Dans le champ Devise centrale sélectionnez votre devise de consolidation, par exemple "US Dollar".
7. Cliquez sur Ok.
8. Quittez l’application d’administration.
Définir les devises locales
Les devises locales qui seront proposées aux utilisateurs de l’application sont définies avec l’application d’administration de HOPEX.
Pour définir la liste des devises locales :
1. Dans le dossier où HOPEX est installé, lancez "Administration.exe" et connectez-vous avec un utilisateur qui dispose de l’autorisation d’administration des données.
2. Sélectionnez l’environnement puis le référentiel sur lequel vous souhaitez travailler.
3. Faites un clic droit sur le référentiel et sélectionnez Options.
La fenêtre des options du référentiel s’ouvre.
4. Cliquez sur le dossier Installation > Devise.
La fenêtre de droite présente la liste des devises disponibles en standard.
5. Cochez ensuite toutes les devises qui seront utilisées en local par vos utilisateurs.
6. Cliquez sur Ok.
7. Quittez l’application d’administration.
Définir la devise locale d’un utilisateur
La devis locale d’un utilisateur est définie au niveau de l’entité à laquelle il appartient.
Par défaut, une entité hérite de la devise locale de son entité mère. Il n’est donc pas nécessaire de définir la devise de toutes les entités de l’application.
Pour définir la devise locale d’une entité :
Sélectionnez
Environnement > Organisation > Entités.
L’arborescence des entités apparaît dans la fenêtre d’édition.
1. Sélectionnez l’entité qui vous intéresse.
La fenêtre de propriétés de l’entité apparaît à droite de la fenêtre d’édition.
2. Sélectionnez l’onglet Caractéristiques.
3. Dépliez la section Caractéristiques, dans le champ Devise locale sélectionnez la devise locale de l’entité.
Définir les taux de change
Par défaut, les montants qui concernent les incidents sont saisis dans la devise centrale (définie lors de l’installation).
Vous pouvez néanmoins choisir de saisir un montant en devise locale. Dans ce cas, il est nécessaire de définir un taux de change au préalable.
Pour définir un taux de change :
1. Sélectionnez Administration > Devises > Taux de change.
La liste des taux existants apparaît dans la fenêtre d’édition.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez le Code de la devise d’origine.
4. Sélectionnez le Code de la devise finale.
5. Saisissez un Taux de change de la devise d’origine par rapport à la devise finale.
6. Définissez la période pendant laquelle le taux de change est valable en précisant la Date de début du taux.
La
Date de fin du taux est calculée automatiquement par le système.
7. Cliquez sur OK.
Les devises et les taux de change associés apparaissent. Ils sont désormais disponibles pour la saisie des valeurs liées aux incidents.