Gérer le contenu d’un document métier

Lors de la création d’un document métier, une version de document métier est créée automatiquement. Un document métier est composé par conséquent d'au moins deux objets :

Le nom de la version de document métier est calculé à partir du nom du document métier.

Si le contenu du document métier évolue, suite à une nouvelle réglementation, par exemple, vous devez créer une nouvelle version de votre document métier et télécharger dans HOPEX le nouveau fichier mis à jour.

Pour modifier le document métier, HOPEX offre deux possibilités, qui impliquent de télécharger un fichier :

• mettre à jour le document métier : remplace l’ancienne version

• vous souhaitez effectuer des corrections mineures

• vous êtes en train de mettre au point le document métier.

• créer une nouvelle version du document métier : conserve l’ancienne version et en crée une nouvelle

Cette fonctionnalité est à utiliser lorsque le contenu du document métier évolue et que vous souhaitez conserver les différentes versions.

1. Ouvrez le document métier et enregistrez-le en local.

Vous pouvez ouvrir un document métier pour consulter son contenu ; en revanche vous ne pouvez pas le modifier directement à partir de l’éditeur proposé par HOPEX.

3. Dans HOPEX, faites un clic droit sur le document métier et sélectionnez Mettre à jour.

4. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez le document modifié et cliquez sur OK.

La version courante du document métier est mise à jour dans le référentiel.

Mettre à jour un document métier ne crée pas de nouvelle version.

La version d’un document permet d’accéder et de référencer différentes versions valides d’un même document. Par exemple, les règlements juridiques évoluent d’une année sur l’autre. A noter : une version de document métier est un document métier.

Pour créer une nouvelle version d’un document métier :

1. Faites un clic droit sur le document métier et sélectionnez Nouvelle version.

2. Sélectionnez le fichier à l’emplacement désiré et cliquez sur OK.

Une nouvelle version de document métier est créée. Le document modifié est téléchargé dans cette nouvelle version.

L’ancienne version du document métier est conservée.

Pour accéder à l’historique d’un document métier :

1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du document métier.

• (HOPEX Windows Front-End) Caractéristiques > Historique des versions.

Cet onglet est disponible uniquement si votre profil vous permet de créer des versions de document.

Dans HOPEX Windows Front-End, le contenu de l’onglet Historique des versions est sans lien avec la commande Historique disponible dans le menu contextuel d’un objet et qui retrace les actions réalisées sur l’objet.