Créer une liste de distribution
Dans les propriétés d'un rapport MS Word, la page Distribution permet de :
• définir les personnes ou les acteurs de l'entreprise
• indiquer le rôle de ces personnes/acteurs :
*Une personne occupe un poste de travail dans l'entreprise. Elle est désignée par son nom. Ex : M. Dupond.
*Un acteur représente un élément de la structure d'une entreprise tel qu'une direction, un service ou un poste de travail. Un acteur interne est défini à un niveau plus ou moins fin en fonction de la précision que l'on doit fournir sur l'organisation. Ex : la direction financière, la direction commerciale, le service marketing, l'agent commercial. Un acteur externe représente un organisme qui échange des flux avec l'entreprise. Ex : Client, Fournisseur, Administration.
• Le rédacteur est chargé de rédiger le rapport MS Word.
• Le vérificateur est chargé de relire le rapport MS Word pour vérifier son exactitude.
• L'approbateur décide de la validité du rapport MS Word, par exemple pour qu'il puisse être mis en application s'il s'agit d'un processus.
*Une personne peut avoir plusieurs rôles :
• "rédacteur/approbateur",
• "approbateur/vérificateur" ou
• "rédacteur/vérificateur".
Pour créer la liste de distribution d'un rapport MS Word :
1. Dans les propriétés du rapport MS Word, affichez la page Distribution.
2. Cliquez sur Relier .
Votre liste de distribution peut contenir des acteurs ou des personnes.
3. Sélectionnez le type de destinataire que vous voulez ajouter dans votre liste de distribution :
• "Acteur"
• "Personne (système)"
4. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le destinataire.
*Pour en sélectionner plusieurs appuyez sur la touche [Ctrl].
5. Ajoutez d'autres personnes ou acteurs à la liste de distribution en procédant de la même façon.
6. (En fonction de votre profil) Cliquez dans le champ Rôle du destinataire et à l'aide de la liste déroulante sélectionnez le rôle que joue chaque destinataire.
*Pour supprimer des personnes et/ou des acteurs de la liste de distribution, sélectionnez ceux-ci dans la liste et cliquez sur Enlever.